Wir alle wissen, dass Projekte eines der wichtigsten Instrumente sind, um „Vorhaben“ zu realisieren – Vorhaben, die etwas komplexer sind als unsere täglichen operativen Aufgaben, von kleinen Projekten wie dem Halten einer Präsentation bis hin zu komplexen Projekten wie der Einführung einer neuen Software oder der Neugestaltung eines Geschäftsprozesses. Letztere Projektkategorie ist tendenziell strategischer Natur und hat oft einen Business- oder Projektsponsor. Falls nicht, sollten Sie sich fragen, woher diese Projekte kommen und wer sie autorisiert hat.
Projektsponsoring ist oft eine „angenommene“ Rolle von jemandem auf Führungsebene, aber in vielen Organisationen ist sie weder vollständig verstanden noch formalisiert. Der Projektsponsor hat eine entscheidende Aufgabe zu erfüllen, die Projektmanager typischerweise nicht alleine bewältigen können. Im Wesentlichen sollte ein Sponsor die Verbindung zwischen Geschäftsstrategie und Projektumfang herstellen. Er sollte dafür verantwortlich sein, dass das Projekt so konzipiert ist, dass es den erwarteten Geschäftswert liefert und über die Ressourcen verfügt, um die definierten Ziele zu erreichen.
Weitere Verantwortlichkeiten umfassen die Rolle eines „Corporate Cheerleaders“ für das Vorhaben, um sicherzustellen, dass die strategische Initiative auf Führungsebene die erforderliche Sichtbarkeit erhält und die notwendige Unterstützung vom Unternehmen bekommt. Dies erfordert gute Kommunikations- und politische Fähigkeiten. Diese Fähigkeiten können und sollten im Rahmen eines ganzheitlichen Projektmanagement-Entwicklungsprogramms entwickelt werden.
In meiner Rolle als Leiter unserer globalen Marketing- und Produktgruppe habe ich die Möglichkeit, viele verschiedene Initiativen sowohl zu initiieren als auch zu sponsern (Hinweis: Initiierung und Sponsoring sind nicht unbedingt dasselbe). In einem globalen, „matrixorientierten“ Unternehmen haben wir naturgemäß unterschiedliche, konkurrierende Geschäftsziele – strategisch vs. operativ, global vs. regional usw.
Ein Beispiel, das mir in den Sinn kommt, ist ein kürzliches Produkt-Upgrade, das ursprünglich für dieses Jahr auf unserer Produkt-Roadmap stand. Es gab einen Business Case dafür und einige starke interne Befürworter. Wir hatten einen groben Plan und einen Projektmanager nominiert. Als ich jedoch die operativen Geschäftsziele und -beschränkungen betrachtete, einschließlich der Verfügbarkeit unserer eigenen Berater, um ein aktualisiertes Produkt zu übernehmen und auf den Markt zu bringen, entschied ich, dass dieses Projekt für dieses Jahr nicht die beste Nutzung unserer Zeit und unseres Geldes war. Die operativen Ziele übertrafen die strategischen, was bedeutet, dass sie mithilfe des Kepner-Tregoe-Entscheidungsprozesses höher gewichtet wurden. Wir haben das Projekt „geparkt“ und stattdessen ein anderes fortgesetzt, das unsere Dienstleistungen weiter modularisierte. Dies würde unseren Kunden mehr Optionen bieten, aber weniger interne Entwicklung erfordern.
Eine zentrale Aufgabe eines Business-Sponsors ist es, „alle“ Ziele in Einklang zu bringen und die damit verbundenen Projekte aufeinander abzustimmen oder, falls nötig, bestimmte Initiativen zu stoppen oder zu pausieren. Ein Projekt zu stoppen oder zu pausieren ist wahrscheinlich eine der schwierigsten Aufgaben für jeden Entscheidungsträger, da es bedeutet, zu etwas „Nein“ zu sagen, das man selbst oder jemand anderes für eine großartige Idee hält.
Letztendlich haben wir jedoch alle begrenzte Ressourcen. Eine der Hauptaufgaben des Projektsponsors ist es, diese Ressourcen zu schützen und sicherzustellen, dass sie für den größtmöglichen potenziellen Geschäfts- und Kundennutzen eingesetzt werden.
