Teil 1: Den emotionalen Zyklus des Wandels als Projektleiter auf Kundenseite bewältigen
Wenn Kunden Kepner-Tregoe damit beauftragen, Initiativen zur Leistungssteigerung voranzutreiben, setzen wir eine Vielzahl von Werkzeugen und Techniken ein. In der Regel gehören dazu die Kompetenzentwicklung und der Wissenstransfer an die Projektleiter auf Kundenseite in den von uns geleiteten Teams. Oft verfügen diese Personen über begrenzte Erfahrung im Projektmanagement bei großen, unternehmensweiten Projekten oder es fehlt ihnen an Erfahrung im Bereich der kontinuierlichen Verbesserung, dennoch sind sie für den erfolgreichen Abschluss des Projekts verantwortlich.
Basierend auf unserer Zusammenarbeit mit Kunden aus vielen Branchen bei der Bewältigung großer Leistungsverbesserungsprojekte haben wir festgestellt, dass unsere Projektleiter auf Kundenseite fünf Phasen durchlaufen. Ich hatte die Gelegenheit, Projektleiter zu interviewen, die Teil eines Teams waren, das 2013 mit dem Kepner-Tregoe Global Process Achievement Award ausgezeichnet wurde – eine Gruppe, die besonders herausragende Leistungen erbracht hat. Diese Phasen geben Aufschluss darüber, wie Projektleiter direkt im Job lernen und handeln können („learn and do“). Sie bieten einen Einblick – aus der Perspektive eines Projektleiters – in einen effektiven und effizienten Weg, Fachwissen im Projektmanagement und in der Leistungsverbesserung aufzubauen, sowie in das, was nötig ist, um die Eigenverantwortung für das Projekt zu übernehmen und welche Verbesserungen erzielt werden können.
Hier ist ihr Bericht, aus ihrer Perspektive:
Phase 1: Uninformierter Optimismus
Ich war sehr begeistert, als mich die für das Programm zuständige Vizepräsidentin zu einem Gespräch zu sich rief und mir die Gelegenheit bot, einen der Workstreams zu leiten. Ich erinnere mich, dass ich ihr Büro mit einem Hochgefühl und einer Herausforderung in der Hand verließ. Ich hatte das Gefühl, dass all meine harte Arbeit in meiner aktuellen Rolle anerkannt worden war und meine Vorgesetzten an mich glaubten. Ich sagte mir, dass ich 110 % geben und sicherstellen würde, dass dieses Projekt ein Erfolg wird. Ich konnte das Erfolgserlebnis förmlich schon schmecken. Ich sah meine Ziele vor Augen und wollte einfach nur mit dem Projekt loslegen und es zum Erfolg führen. Ich war bereit, neue Konzepte zu lernen und sie während des Projekts anzuwenden. Als die Nachricht erst einmal gesackt war, wurde ich zwar auch nervös, aber die Chance motivierte mich.
Phase 2: Informierter Pessimismus
Mit fortschreitendem Projekt tauchten auch die ersten Herausforderungen auf. Ich würde lügen, wenn ich behaupten würde, dass ich keine selbstsabotierenden Gedanken hatte. Ich fragte mich, ob ich gut genug dafür sei und ob ich von manchen Leuten unterschätzt würde. Eine Zeit lang verlor ich tatsächlich das Vertrauen. In Phasen, in denen mich die Herausforderungen überwältigten, fühlte ich mich ein wenig demotiviert.
Phase 3: Hoffnungsvoller Realismus
In diesem Moment sagte ich mir, dass Scheitern keine Option war. Ich suchte mir einen Mentor. Ich erinnere mich, dass ich dem KT-Berater unzählige Fragen stellte, um mein Selbstvertrauen zu stärken und mir die Richtung weisen zu lassen. KT teilte viel Wissen und Herausforderungen mit mir, um mich zu motivieren. Ich war wieder voller Energie. Außerdem suchte ich Unterstützung bei meiner Vorgesetzten, um die Hürden während des Projekts zu überwinden, und sie war immer da, um mein Selbstvertrauen zu stärken.
Phase 4: Informierter Optimismus
Ich begann zu spüren, dass es nicht so schlimm war, wie ich gedacht hatte. Es gab ein Unterstützungsnetzwerk und die richtigen Werkzeuge waren verfügbar. Dank KT für das unschätzbare Training und die Methoden nutzte ich alle relevanten Tools, um meine Ziele festzulegen. Ich hatte einen Aktionsplan, den ich täglich überprüfte, um den Fortschritt zu kontrollieren und Risiken aufzuzeigen. Ich stellte sicher, dass ich regelmäßig mit den richtigen Personen kommunizierte, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Gegen Ende des Projekts konnte ich den bevorstehenden Erfolg bereits sehen. Ich wusste, dass ich es schaffen würde, sobald die letzten Hürden genommen waren. Ich sagte mir jeden Tag mehrfach, dass wir von hier aus nicht mehr verlieren können. Ich sprach regelmäßig mit dem Team, um sicherzustellen, dass auch sie motiviert waren. Ich dankte ihnen täglich für ihre Unterstützung.
Phase 5: Abschluss
Am Tag der Präsentation zum Projektabschluss war ich ein wenig nervös, da ich noch eine Mängelliste abzuarbeiten hatte. Die Präsentation verlief gut, und die Führungskräfte meines Unternehmens motivierten mich sehr durch ihre Anerkennung für die geleistete Arbeit, aber ich sagte mir, dass der Job noch nicht erledigt sei. Am nächsten Tag machte ich mich wieder an die Arbeit und stellte sicher, dass alle Punkte auf der Liste erledigt wurden. Die Herausforderungen waren noch nicht vorbei; doch der Traum wurde wahr: Das Projekt war erfolgreich. Ich genieße noch immer die Erinnerungen an die Herausforderungen, denen ich gegenüberstand, da sie mir die Plattform boten, zu wachsen, mehr zu lernen und erfolgreich zu sein.
Seit dem Abschluss dieses Projekts war ich als Vertreter von Kepner-Tregoe in anderen Projekten tätig. Ich kam zurück, um an der Präsentation der Projektleiter vor dem Vorstand des Unternehmens teilzunehmen, in der sie ihre Ergebnisse detailliert darlegten. Ich wollte meine Unterstützung zeigen. Ich betrat einen kleinen Konferenzraum genau in dem Moment, als sie ihren Probelauf machten. Sie waren sichtlich nervös, man konnte es an ihren Stimmen hören. Diese Leute hatten selten Präsentationen gehalten, und nun sollten sie vor einem Raum voller Vizepräsidenten und dem Geschäftsführer präsentieren. Ich sagte ihnen, was ich meinen Projektleitern oft sage: „Ihr habt das monatlich gelebt und geatmet, niemand kennt sich hier besser aus als ihr, ihr seid die Experten“. Ich sagte das mit Überzeugung, auch wenn ein Teil von mir immer ein wenig Mitgefühl und Anspannung verspürt. Ich bin jedoch stolz darauf, sagen zu können, dass diese Leute bewiesen haben, dass es absolut keinen Grund zur Sorge gab. Da sie alle ihre Ziele erreichten, war das Projekt ein großer Erfolg! Sie können sich sicher vorstellen, dass auch die Präsentation sehr gut ankam. Und für sie persönlich bedeutete es, dass sie ihre Projektmanagement-Fähigkeiten verbesserten und das Vertrauen aufbauten, Projekte auch in Zukunft erfolgreich abwickeln zu können. Es war ein großer Gewinn für alle.
Derzeit bin ich nicht den Projekten zugeordnet, an denen diese Personen arbeiten, aber wir treffen uns regelmäßig, um Herausforderungen und Lösungen zu besprechen. Meine Erwartung ist, dass sie in ein paar Jahren auf der anderen Seite des Tisches sitzen werden. Nur mit einem Unterschied: Diesmal werden sie die Präsentation beurteilen und nicht selbst halten.
