Bei der proaktiven Problemlösung geht es darum, Probleme zu identifizieren und zu lösen, bevor die Auswirkungen vom Unternehmen zu spüren sind. Welche Auswirkungen hat ein Ereignis, das nie eintritt? Es gibt keine. Obwohl nicht alle Probleme vollständig vermieden werden können, gibt es oft frühe Warnzeichen, die darauf hindeuten, dass sich ein Problem anbahnt. Diese „Rauchzeichen“ sind für Sie nur dann von Wert, wenn Sie wissen, wonach Sie suchen müssen und präventive Maßnahmen ergreifen können, um einen Flächenbrand zu vermeiden.
Problemmanagement ist ein Prozess, und der Schlüssel zur proaktiven Problemlösung liegt im Verständnis jedes Schritts dieses Prozesses – was die Signale Ihnen sagen und was Sie mit diesen Informationen tun müssen.
Überwachung und Instrumentierung
Der erste Schritt im Lebenszyklus des Problemmanagements besteht darin, nach Anzeichen von Schwierigkeiten Ausschau zu halten. Dies erfordert die Implementierung der richtigen Monitore, Sensoren und Datensammler, um Daten über die Leistung von Aktivitäten und Prozessen zu generieren. Sie müssen sowohl einzelne Komponenten als auch ganze Arbeitsabläufe überwachen, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht. Monitore können Ihnen helfen, Dinge wie Geschwindigkeit, Genauigkeit, Verschwendung und Merkmale der Betriebsumgebung zu identifizieren, die Ihren Prozess beschreiben. Sie können auch Dinge wie Volumen, Geschwindigkeit und Qualitätsmerkmale Ihrer Produktionsergebnisse und Geschäftsprozessergebnisse messen.
Proaktive Problemlösung beginnt mit der Generierung der richtigen Daten über Ihre Prozesse und Systeme, um Ihnen so früh wie möglich Warnungen zu liefern. Viele Unternehmen setzen auf neue Technologien wie IoT-Geräte, eingebettete Sensoren in Fertigungssystemen und standardisierte Telemetriefunktionen in ihren IT-Systemen, um zusätzliche Echtzeit-Einblicke in ihre Abläufe zu erhalten.
Überwachungsdaten in Warnmeldungen umwandeln
Es ist großartig, dass Sie Monitore und Instrumente zur Datenerfassung haben, aber um Probleme zu identifizieren, müssen Sie die Signaldaten filtern und organisieren, um herauszufinden, was „normal“ ist und welche Daten auf ein Problem hinweisen. Hier kommen Prozesskontroll- und Problemlösungsmethoden ins Spiel. Diese Methoden können Ihnen helfen zu erkennen, wann etwas außerhalb des erwarteten Toleranzbereichs liegt, potenzielle Vorfälle und Ausfälle zu analysieren, bevor sie zu Krisensituationen werden, und Muster zu identifizieren, die darauf hindeuten, dass ein Prozess einer tiefergehenden Bewertung bedarf.
Diagnose
Je früher Sie Vorfälle von Ereignissen trennen können, desto früher können Sie sie diagnostizieren und Schritte zu ihrer tatsächlichen Lösung einleiten. Eine effektive Problemdiagnose hängt letztendlich von den Menschen ab und davon, wie gut sie „Abweichungen“ von der natürlichen Leistungsvariation erkennen können. Dieser anfängliche Schritt der Situationsbeurteilung wird oft übersehen, ist aber unerlässlich, wenn man sinnvolle Maßnahmen ergreifen möchte.
Ihre Mitarbeiter werden 4 Schlüsselkomponenten zur Problemdiagnose einsetzen:
- Werkzeuge
- Wissen
- Fähigkeiten
- Daten
Von diesen Komponenten sind Wissen und Fähigkeiten typischerweise diejenigen, die Sie unmittelbar kontrollieren können. Eine erfolgreiche proaktive Problemlösung hängt in erster Linie davon ab, dass Ihre Mitarbeiter die relevantesten Daten sammeln, die Ursache-Wirkungs-Beziehungen sowie die „Umgebungsbedingungen“ visualisieren und von dort aus auf die zugrunde liegenden Ursachen hinarbeiten können.
Entscheidungsfindung
Sobald Sie die Ursache eines Problems verstanden haben, gibt es wahrscheinlich verschiedene Maßnahmen, die Sie zu dessen Lösung ergreifen können. Jede Alternative wird wahrscheinlich ihre eigenen Risiken, Kosten, Vorteile und Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, daher ist eine fundierte Entscheidungsfindung unerlässlich. Einige der Faktoren, die Ihre Entscheidungsträger berücksichtigen sollten, sind:
- Kosten/Nutzen jeder Alternative
- Risiko und Vertrauen in die vorgeschlagene Lösung
- Abwägung von kurz- und langfristiger Wirksamkeit
- Vollständige vs. teilweise Minderung der geschäftlichen Auswirkungen
- Negative Auswirkungen bei Untätigkeit
In proaktiven Problemlösungssituationen werden Entscheidungsträger oft die Auswirkungen der Vermeidung des erwarteten Problemereignisses gegen die Auswirkungen einer Betriebsunterbrechung zur Vermeidung des Ereignisses abwägen. In solchen Fällen ist Risikomanagement unerlässlich, um sich auf unbeabsichtigte Folgen und deren Auswirkungen vorzubereiten.
Proaktives Handeln
Was die proaktive Problemlösung zu einem so mächtigen Werkzeug für Unternehmen macht, ist die Fähigkeit, Maßnahmen zu ergreifen, BEVOR das Unternehmen erkennt, dass ein Problem auftritt (oder in einem anderen Teil des Unternehmens wieder auftritt). Die proaktive Maßnahme kann viele Formen annehmen, von vorbeugender Wartung, Optimierungen und Betriebsoptimierung bis hin zu spezifischen Prozessänderungen, die sich aus der Problemanalyse ergeben. Gute Hygienepraktiken, Patches, Datenmanagement und häufige Gesundheitschecks können Probleme von vornherein verhindern. Die rechtzeitige Anwendung von Korrekturen kann dazu beitragen, die Auswirkungen bereits aufgetretener Probleme zu mindern.
Indem Sie auf die Signale aus Ihrer Umgebung achten, diese schnell diagnostizieren und datenbasierte Entscheidungen treffen, können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um Ihre potenziellen Probleme in Nicht-Ereignisse zu verwandeln.
