2016 ist da – und damit auch die Saison der Neujahrsvorsätze, inklusive der üblichen Klischees. Nach Angaben des TIME Magazine sind dies die 10 häufigsten Neujahrsvorsätze, die am ehesten gebrochen werden.
• Abnehmen und fit werden
• Mit dem Rauchen aufhören
• Etwas Neues lernen
• Gesünder essen und Diät halten
• Schulden abbauen und Geld sparen
• Mehr Zeit mit der Familie verbringen
• An neue Orte reisen
• Weniger Stress haben
• Ehrenamtlich engagieren
• Weniger trinken
Während all dies persönliche Vorsätze sind, die häufig scheitern, frage ich mich, wie eine Liste von geschäftlichen Vorsätzen aussehen könnte:
• Fluktuation reduzieren
• Betriebskosten senken
• Gewinne steigern
• Mitarbeitermoral verbessern
• Marktanteil ausbauen
Wie bei den persönlichen Neujahrsvorsätzen, zu denen wir uns „verpflichten“, die wir aber unweigerlich nicht umsetzen, bleiben auch diese organisatorischen Vorsätze allzu oft hinter den Erwartungen zurück. Was verhindert den Erfolg von Vorsätzen?
Die schwer zu findende Wunderpille
Da „abnehmen und fit werden“ nach den Feiertagen typischerweise bei allen ganz oben steht, nutzen wir dies zum Vergleich. Überlegen Sie: So wie Menschen gern eine Wunderpille hätten, um die unerwünschte Gewichtszunahme über die Feiertage rückgängig zu machen, suchen auch Unternehmen nach einer schnellen Lösung, um ihre Ziele zu erreichen – ohne sich die Zeit zu nehmen, rational an das heranzugehen, was sie erreichen wollen. Sich vorzunehmen abzunehmen ist leicht; die Umsetzung ist es, die viele ausbremst. „Ich will 20 Pfund abnehmen … aber wie genau mache ich das?“ Und wenn die Ergebnisse ausbleiben, setzen Panik, Frustration und schließlich Gleichgültigkeit ein. Aus organisatorischer Sicht mag es für Unternehmen leicht sein, Vorsätze zu fassen – doch ohne sorgfältige Definition und Planung, wie dies erreicht werden soll, wird die Umsetzung schlicht nicht korrekt, nicht effizient oder sogar gar nicht stattfinden.
Organisationen können ihre Neujahrsvorsätze ernsthaft angehen, indem sie mit einem Projektansatz vorgehen. Es gibt keine Wunderpille. Erforderlich ist eine solide Basis an Projektmanagement-Expertise, die klärt, was zu tun ist – mithilfe klar definierter Projekte, die den Erfolg planen. So nutzt der Kepner-Tregoe-Projektmanagementprozess drei klar abgegrenzte Phasen für den Projekterfolg: Definition – Planung – Umsetzung. Diese drei Phasen bilden einen klaren Ablauf von Verfahren, der – wenn er befolgt wird – Organisationen in die Lage versetzt, angemessene und wirksame Maßnahmen zu ergreifen.
Projektauftrag und Ziele
Bevor Sie mit einem Abnehmprogramm beginnen, sollten Sie sich über Ihre Ziele und Ihre Mission im Klaren sein. Wie viel Gewicht möchten Sie verlieren? Bis wann erwarten Sie, es zu verlieren? Was ist Ihre Motivation? Bevor Sie ein Projekt starten, DEFINIEREN Sie es mit einem klaren Projektauftrag und legen Ziele fest, wie Wert geschaffen werden soll. Das bedeutet eine einfache Aussage, die den Zeitrahmen des Projekts, seine relativen Kosten und das erwartete Ergebnis bei Abschluss beschreibt. Damit beantworten Sie die Frage, WAS die Absicht des Projekts ist. Und es sollte eine Liste der Wege enthalten, wie das Projekt Wert schafft – oder WARUM wir die Dinge tun, die wir für dieses Projekt tun werden, und auf welches Endziel bzw. welche Endziele hin?
Erstellen Sie eine Projektstrukturplanung, legen Sie Ressourcenanforderungen fest und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu
Wie werden Sie Ihre Workouts und Mahlzeiten strukturieren? Ein Abnehmprogramm können Sie nicht dem Zufall überlassen. Ihr Programm muss durchdacht sein. Wenn Sie Ihre Mahlzeiten nicht planen, essen Sie möglicherweise zu viel. Und wenn Ihren Workouts die Struktur fehlt, können Sie sich überlasten und Verletzungen riskieren. Im Projektmanagement ist der nächste Schritt – sobald es einen klaren Projektauftrag mit Zielen für die Arbeit gibt – die Erstellung einer Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS), die klar abgrenzt, wie die Arbeit erledigt wird, mit klar aufgeführten Ergebnissen (Deliverables) und konkreten Aufgaben.
Wenn Teams verstehen, WIE die Arbeit erledigt werden soll, können sie beginnen abzuschätzen, WIE VIEL die Arbeit kosten wird. Die Planung eines Abnehmprogramms erfordert eine strenge Bewertung der eigenen Ressourcen, denn es kostet Zeit und Geld für die Ausrüstung, Lebensmittel, Vitamine und Einrichtungen, die nötig sind, um alle Puzzleteile zusammenzufügen. Im Rahmen der Projektdefinition betrachten wir, wie viel es uns kosten wird, das Projekt durchzuführen – unter Berücksichtigung der Kosten für die Menschen, deren Fähigkeiten wir benötigen, der Ausrüstung, die wir einsetzen, der Einrichtungen, die wir brauchen usw. Wenn wir diesen Schritt früh durchführen, erhalten wir eine Checkliste dessen, was für das Projekt erforderlich ist, und es hilft uns, darüber nachzudenken, WER konkret über die benötigten Projektkompetenzen verfügt.
Reihenfolge und Terminplanung
Im Fitnessstudio bedeutet „Sequencing“, Ihre Workouts so festzulegen, dass Sie an unterschiedlichen Tagen bestimmte Muskelgruppen trainieren. Aus ernährungsphysiologischer Sicht bedeutet es, Ihre Mahlzeiten so zu planen, dass Sie bestimmte Supplements, Lebensmittel und Kalorienarten zu unterschiedlichen Zeitpunkten des Tages zu sich nehmen.
Aus Projektsicht: In WELCHER REIHENFOLGE wird die Arbeit abgeschlossen? Welche Aufgaben müssen als natürliche Vorläufer erledigt werden, damit andere stattfinden können? Wie lange wird jede Aktivität dauern? Es gibt verschiedene Techniken, um den Workflow eines Projekts grafisch darzustellen. Diese Techniken helfen Projektmanagern, die minimale Zeit zu ermitteln, die ihre Projekte benötigen, sowie die kritischen Aufgaben zu identifizieren, die – wenn sie nicht fehlerfrei ausgeführt werden – den gesamten Projektplan aus dem Takt bringen können. Die Reihenfolge muss vor jeder Terminplanung festgelegt werden; sobald Aufgaben sinnvoll geordnet sind, ist es nur noch eine Frage, Datums-/Kalenderzeiten hinzuzufügen. Außerdem sollte es bei Arbeit in unterschiedlichen Intervallen leichter sein, Personen in Projekte einzubinden und Konflikte sowie Überlastung zu vermeiden.
Den Plan absichern
Sie haben Ihren Abnehm- und Trainingsplan – und alles ist schriftlich festgehalten. Gute Arbeit – vorausgesetzt, er wird wortgetreu befolgt und es gibt keine Hindernisse. Werden Sie jeden Tag jede Mahlzeit wie geplant einhalten? Wie erwartet trainieren? Das Maß an Disziplin beibehalten, von dem Sie an Silvester so überzeugt waren? Was, wenn Ihr Trainingsplan nicht wie vorgesehen läuft – und was werden Sie tun, wenn er aus dem Ruder läuft?
Weil wir Fehler machen, ist es wichtig, im Voraus zu planen, um unser Projekt vor unerwünschten Fallstricken zu schützen. Wie oft läuft in einem Projekt etwas schief? Auch wenn Perfektion unerreichbar sein mag, ist es das Verhindern leicht vermeidbarer Probleme nicht. Wie das Sprichwort sagt: „Vorbeugen ist besser als heilen.“ Im KT-Toolbox befindet sich die Potenzielle Problemanalyse (Potential Problem Analysis), ein Risikomanagement-Tool, um in die Zukunft zu blicken und vorbeugende sowie Notfallmaßnahmen zu planen. Wenn sie gut als Teil des organisatorischen „Lebensstils“ integriert ist, kann sie der rettende Anker sein, wenn Teams sich fragen: Warum haben wir nicht vorher daran gedacht? Leider wird vorbeugende Planung allzu oft nur halbherzig betrieben.
Implementierung
Ein improvisierter Ansatz beim Abnehmen führt kaum zum Erfolg. Um ein Programm umzusetzen, das funktioniert, brauchen Sie einen sorgfältig aufgebauten Plan und einen Umsetzungsprozess, der Monitoring und Leistungsfeedback umfasst, damit der Fortschritt planmäßig auf Kurs bleibt. Wie bei jedem gut geplanten Projekt erfordert dies, die Projektleistung gegen die Erwartungen zu überwachen und – falls nötig – die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, um unvorhergesehene Änderungen zu berücksichtigen und weiter voranzukommen. Nach unserer Erfahrung sollten Projekte niemals abrupt enden; es braucht einen Abschlussprozess, um das Projekt zu bewerten und Lessons Learned für kommende Projekte zu adressieren. Denken Sie nur daran: Würden Sie nach Abschluss Ihres Trainingsplans nicht reflektieren wollen, wie gut Sie Ihre Ziele erreicht haben und was Sie anders hätten machen können?
Ein Lebensstil des klaren Denkens
Echte Ergebnisse entstehen, wenn eine Diät zum Lebensstil wird. Ändern Sie Ihre Essgewohnheiten für einen Monat, verlieren Sie vielleicht fünf Pfund – und nehmen sie schnell wieder zu. Ändern Sie Ihre Ernährung dauerhaft, werden Sie Ihren Körper verändern. Nehmen Sie an einer Projektmanagement-Schulung teil, gewinnen Sie gute Informationen. Doch wenn rationale Ansätze die Art und Weise durchdringen, wie eine Organisation und ihre Menschen arbeiten, wird klares Denken zum organisatorischen Lebensstil.
Es ist 2016. Ihre Organisation hat sich möglicherweise vorgenommen, dieses Jahr anzupacken und fit zu werden. Welche Schritte unternehmen Sie, um persönliche – und organisatorische – Vorsätze mit rationalen Ansätzen zur erfolgreichen Umsetzung in die Tat umzusetzen?
