Fünf Wege zur Verbesserung von Meeting-Ergebnissen
„In Meetings verbrachte Zeit“ zählt weiterhin zu den häufigsten Beschwerden am Arbeitsplatz. Warum sind Meetings so unerquicklich? Als Hauptgrund wird genannt, dass allzu oft dasselbe oder ein besseres Ergebnis auch ohne Meeting hätte erreicht werden können.
Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Meetings:
1. Meetings zum Austausch von Informationen, die später verwendet werden könnten
2. Meetings zur Erzielung von Ergebnissen, die Einzelpersonen allein nicht erreichen können
Damit Meetings effektiv sind, müssen sich alle Teilnehmer über Zweck, Umfang und die zu verfolgende Vorgehensweise einig sein. Die Hauptgründe für das Scheitern von Meetings sind ein Mangel an Informationen, Konsens oder Commitment.
Sie können Meeting-Ergebnisse durch eine einfache, systematische Planung verbessern. Die folgenden fünf Schritte für das Meeting-Management nehmen Meetings den Schrecken. Diese Schritte helfen nicht nur dabei, die erwarteten Ergebnisse zu erzielen, sie respektieren auch die Zeit und die Fähigkeit der Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten.
1. Legen Sie den Umfang des Meetings fest
Legen Sie das Thema für das Meeting fest und einigen Sie sich darauf. Ein klares Thema ermöglicht es der Gruppe, sich darauf zu einigen, welche Anliegen im Rahmen liegen, und zu erkennen, ob das Meeting auf Kurs bleibt oder den Fokus verliert.
Wenn Teilnehmer Anliegen vorbringen, die außerhalb des Rahmens liegen, können Sie anerkennen, dass das, was sie sagen, wertvoll ist, aber für den Rahmen nicht relevant. Wenn Sie diese Anliegen festhalten und versprechen, sie zum geeigneten Zeitpunkt erneut aufzugreifen, wird das Bedürfnis der Gruppe, sie zu diskutieren, verringert, sodass Sie sich auf relevante Themen konzentrieren können.
2. Identifizieren Sie die zu behandelnden Anliegen
Trennen und klären Sie die Anliegen, die während des Meetings behandelt werden sollen. Das Verständnis der zu behandelnden Anliegen und warum sie Anliegen sind, hilft uns zu bestimmen, welche Informationen, welcher Konsens oder welches Commitment für die Lösung erforderlich sind.
Menschen verwenden manchmal Beschreibungen von Anliegen, die zu allgemein sind, oder sie nutzen Etiketten statt konkreter, präziser Beschreibungen. Wenn man Beschreibungen wie „Motivationsproblem“ oder „Kommunikationsschwierigkeiten“ in spezifische, klare Anliegen aufschlüsselt, verbessert das unsere Fähigkeit, zu einer Lösung zu gelangen.
3. Priorisieren Sie die zu behandelnden Anliegen
Teilen Sie Informationen über die tatsächlichen Auswirkungen jedes Anliegens bis zu diesem Zeitpunkt. Beschreiben Sie die erwarteten Auswirkungen, wenn dieses Anliegen ungelöst bleibt, sowie die Frist für die Lösung. Menschen nehmen eher teil und beteiligen sich aktiv, wenn sie erkennen, dass die Kosten des Nichtstuns im Vergleich zu anderen Anliegen, die sie behandeln könnten, erheblich sind.
Wenn Menschen Vorurteile, unbegründete Schlussfolgerungen oder Emotionen zur Priorisierung heranziehen, prüfen Sie die Informationen. Fragen wie „Woher wissen Sie das?“ oder „Was ist die Quelle dieser Information?“ oder „Welche Belege haben Sie?“ helfen dabei, Annahmen offenzulegen.
4. Planen Sie die Vorgehensweise
Einigen Sie sich darauf, welche Fragen im Meeting beantwortet werden müssen und in welcher Reihenfolge, um die Informations-, Konsens- oder Commitment-Lücken zu schließen, die die Lösung jedes Anliegens verhindern. Wie beim Umfang des Meetings hilft die Einigung auf die Vorgehensweise dem Team zu beurteilen, ob das Meeting auf Kurs bleibt, um die Lücken zu schließen, oder den Fokus verliert.
Wenn Menschen voreilige Schlüsse über die Ursache eines Problems, die beste Alternative für eine Entscheidung oder Maßnahmen zur Bewältigung von Risiken ziehen, halten Sie ihre Ideen in einem Parkplatz fest und überprüfen Sie die vereinbarte Vorgehensweise. Erinnern Sie sie an alle Fragen, die das Team beantworten muss, und warum die Reihenfolge ihrer Beantwortung wichtig ist.
5. Überlegen Sie, wer am Meeting teilnehmen sollte
Bestimmen Sie, wer anwesend sein muss, um Antworten auf die vereinbarten Fragen zu geben, und wer anwesend sein muss, um die gegebenen Antworten zu bewerten. Wenn Sie nur Personen einladen, deren Wissen und Commitment zur Lösung der Anliegen erforderlich sind, wird das Meeting gestrafft und die Notwendigkeit zusätzlicher Meetings minimiert.
Wenn eingeladene Personen nicht teilnehmen können oder nicht eingeladene Personen teilnehmen möchten, überprüfen Sie die zu behandelnden Informations-, Konsens- oder Commitment-Lücken und schauen Sie sich an, warum Personen eingeladen wurden. Erklären Sie, dass Personen eingeladen wurden, weil sie entweder über Fachwissen oder Kenntnisse verfügen, die persönlich geteilt werden müssen, oder weil sie für die Genehmigung und das Commitment einbezogen werden müssen.
Eine systematische Vorgehensweise verbessert die Ergebnisse
Wenn Sie Menschen nach der einen Sache fragen, die sie an ihrem Arbeitsplatz verbessern möchten, lautet die Antwort häufig: „Meetings“. Meetings binden wertvolle Zeit und Ressourcen und führen oft nicht zu Ergebnissen. Die oben skizzierte systematische Vorgehensweise hilft den Teilnehmenden jedoch, Zweck und Umfang sowie das weitere Vorgehen zu verstehen – und verbessert Ihre Meeting-Ergebnisse.
