Als Unternehmen angesichts der Coronavirus-Pandemie schlossen, kamen viele Projekte zum Erliegen oder schleppten sich nur mühsam voran, während sich Projektteams auf Zoom neu formierten. Budgets, Fristen, Teammitglieder und Aktivitäten waren plötzlich nicht mehr vorhanden oder unsicher. War es Zeit für eine einfache Anpassung, eine größere Modifikation oder eine vollständige Neubewertung? Selbst agile Projekte, die darauf ausgelegt waren, sich anzupassen und Veränderungen zu begrüßen, gerieten in Unsicherheit.
„Projekte scheitern nicht am Ende. Sie scheitern am Anfang.“
Jim Lewis, Ph.D.
Nun, da Unternehmen zu einer neuen Normalität zurückkehren, wurden viele Projekte für das aktuelle Klima neu bewertet und angepasst. Wenn Projekte grünes Licht für den Fortschritt erhalten und sobald Anpassungen an Budgets, Fristen und Personal vorgenommen wurden, ist ein wertvoller Planungsschritt – jetzt und während des Projektfortschritts – ein proaktives Risikomanagement. Hier sind wichtige Schritte zur Minimierung von Risiken, während Projekte voranschreiten.
1. Identifizieren Sie Bereiche im Projektplan, in denen das Problemrisiko am höchsten ist oder den Erfolg am stärksten beeinträchtigen könnte. Zu berücksichtigende Faktoren könnten alles umfassen, von den Auswirkungen einer dramatischen zweiten Viruswelle, schlechten Kostenschätzungen aufgrund von Budgetänderungen, der Nichtverfügbarkeit qualifizierten Personals bis hin zu Änderungen der Sicherheitsanforderungen, Personal- und Materialengpässen oder Terminüberschneidungen. Die Identifizierung potenzieller Probleme, die den Plan am schwerwiegendsten beeinträchtigen, hilft Ihnen, Probleme in den Bereichen zu verhindern oder sich darauf vorzubereiten, in denen Sie am anfälligsten sind.
2. Identifizieren Sie die spezifischen Dinge, die schiefgehen könnten. Spezifisch zu werden, ermöglicht es Ihnen, sich effektiver auf Probleme vorzubereiten. Eine Bedrohung durch Personalprobleme ist leichter zu lösen, wenn Sie identifizieren können, welche Rollen und wann das Problem auftreten könnte. Durch die Identifizierung spezifischer Bedrohungen können Sie Probleme abwenden, bevor sie auftreten, oder schnell mit alternativen Lösungen reagieren.
3. Listen Sie die wahrscheinlichen Ursachen für diese Probleme auf. Es mag offensichtlich sein, dass die bevorstehenden Probleme Finanzierung, Personal oder andere Themen betreffen. Durch die Identifizierung potenzieller Ursachen können Sie im Voraus handeln, um Überraschungen abzuwenden, Schäden zu minimieren und schnell zu reagieren.
4. Planen Sie Maßnahmen, um das Eintreten dieser Ursachen zu verhindern. Es mag negativ erscheinen, Hindernisse für den Erfolg zu antizipieren, aber mit einer angemessenen Planung können Sie Probleme umgehen oder lösen, bevor sie den Projektfortschritt behindern. Wenn beispielsweise Personalprobleme bei einem bestimmten Arbeitspaket die Fertigstellung dieser Arbeit gefährden, können Sie den Zeitplan jetzt anpassen, um Konflikte später zu minimieren.
5. Planen Sie Maßnahmen, die die Auswirkungen minimieren, falls die Probleme auftreten. Kommunikation und Planung sind entscheidend, wenn Probleme auftreten. Notfallpläne, die durch Engpässe im Zeitplan, Budget oder andere Faktoren ausgelöst werden, können die Arbeit durch einen alternativen Ansatz oder einen „Plan B“ vorantreiben. Während Probleme das Projekt negativ beeinflussen, können gut geplante Notfallmaßnahmen sicherstellen, dass die Unterbrechung der geplanten Arbeit minimiert wird und der Projektplan so schnell und effizient wie möglich wiederhergestellt wird.
6. Integrieren Sie diese Maßnahmen in den Projektplan. Durch vorausschauendes Risikomanagement können Projektpläne einen realistischen Weg nach vorne bieten, der Veränderungen berücksichtigt. Präventivmaßnahmen und geplante Aktionen reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass später etwas schiefgeht, und mildern deren Auswirkungen, falls Probleme auftreten.
Diesen sechs grundlegenden Komponenten eines soliden Risikomanagements liegen zwei weitere Schlüsselwerkzeuge zugrunde. Dies sind starke Kommunikationspläne und die Identifizierung wichtiger Stakeholder sowie die Steuerung ihrer Beteiligung. Welche Informationen benötigen Projektteams, um ihre sich ändernden Umgebungen zu verstehen und was von ihnen erwartet wird? Sich ändernde Betriebsumgebungen können Änderungen in der Art und Weise erfordern, wie diese Kommunikation durchgeführt wird, und in der Häufigkeit dieser gezielten Kommunikation.
Es ist auch wichtig, Ihre Projekt-Stakeholder zu betrachten und wie Sie deren Beteiligung und Expertise nutzen. Sich ändernde Betriebsbedingungen, wie eine weltweite Pandemie-Reaktion, können unterschiedliche Lösungen erfordern. Projektziele und damit Projektergebnisse können sich ändern. Die Einbeziehung neuer Stakeholder oder die Einbeziehung von Stakeholdern auf neue Weise wird zu einer hohen Priorität.
Das Management von Projektrisiken stärkt Projektpläne und trägt zur Sicherstellung des Erfolgs bei. Während Unternehmen landesweit wieder öffnen und der Betrieb wieder aufgenommen wird, schafft Risikomanagement Stabilität für Projektpläne sowie für den täglichen Betrieb. Diese Schritte helfen, ein Bild davon zu vermitteln, was vor uns liegen könnte und wie man trotz potenzieller Probleme und Unsicherheiten den Schwung beibehält.
Über Kepner-Tregoe
Wir alle hoffen, dass es Ihnen in dieser disruptiven Zeit in der Geschichte unserer Welt gut geht. Seit über 60 Jahren hat unser Unternehmen, Kepner-Tregoe, die Möglichkeit, großen Organisationen dabei zu helfen, radikale Veränderungen erfolgreich zu meistern, hartnäckige Probleme zu lösen und die Leistung im Vorfall- und Problemmanagement durch Tools, Schulungen und Beratung zu steigern – was zu hochwirksamen Teams führt, die bereit sind, auf die kritischsten Probleme Ihres Unternehmens zu reagieren.
