Häufig wird der Begriff „Scope Creep“ verwendet, um sich auf Projektanomalien zu beziehen, die zu Änderungen am Plan und/oder Budget führen. Manchmal wird Scope Creep sogar für Budgetüberschreitungen oder Zeitverzögerungen verantwortlich gemacht, als würde dies den Projektmanager von seiner Verantwortung entbinden (was nicht der Fall ist). Der Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) definiert Scope Creep als „die unkontrollierte Ausweitung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassungen von Zeit, Kosten und Ressourcen“.
Doch wann handelt es sich in der Projektplanung um Scope Creep und wann ist eine Änderung ein gesunder Teil des Prozesses? Betrachten Sie ein kürzlich durchgeführtes Renovierungsprojekt, das sich verändert hat, aber dennoch der Bezeichnung Scope Creep trotzte.
Meine Frau und ich haben kürzlich beschlossen, den 20 Jahre alten Bodenbelag in unserem Haus zu ersetzen. Da wir den Sommer über Zeit und etwa 6.000 $ für das Projekt zur Verfügung hatten, lautete unsere erste Projektbeschreibung: „Ersetzen des Bodenbelags in Küche, Familienzimmer, Foyer, Hauswirtschaftsraum, Flur und Badezimmern bis September zu Kosten von maximal 6.000 $.“ Wir entschieden uns, die anderen Räume auszuschließen, um einen Ort für unsere Möbel zu haben und während der Renovierung dort zu wohnen. Diese Bereiche werden ein zukünftiges Projekt sein.
Projektdefinition
Unsere Projektziele waren:
- Beseitigung von Abnutzungserscheinungen
- Modernisierung des Stils
- Reduzierung des zukünftigen Wartungsaufwands
- Erhalt oder Verbesserung von Komfort und Akustik
- Nutzung aller Möglichkeiten zur Verbesserung der Energieeffizienz
Mit diesen Zielen vor Augen begaben wir uns zu einem Bodenbelagsanbieter, um zu erfahren, welche Arten von Bodenbelägen verfügbar waren, welche Vor- und Nachteile sie hatten, und um die Preise zu ermitteln. Wir erfuhren, dass wir Geld sparen könnten, wenn wir die Vorbereitungsarbeiten selbst durchführten, indem wir Möbel, Geräte (einschließlich der Toiletten), Fußleisten sowie den vorhandenen Teppich, die Polsterung, die Teppichleisten und das Vinyl entfernten. Die eigentliche Installation konnten wir den Profis überlassen.
Mit diesen Informationen ausgestattet, begannen wir mit dem Aufbau unseres Projektstrukturplans. Dabei entschieden wir, dass wir nach dem Ausbau unserer in die Jahre gekommenen Toiletten diese einfach durch neue, wassersparende Modelle ersetzen sollten. Da die Fußleisten von den Wänden entfernt waren, wäre es außerdem einfacher, alte Tapeten zu entfernen und alle Wände zu streichen. Also fügten wir zwei Toiletten, das Entfernen von Tapeten und das Neustreichen zum Plan hinzu.
An diesem Punkt begann ich zu denken, dass sich die Entscheidung, einige Bodenbeläge zu ersetzen, ausgeweitet hatte, und es schien wie ein klassischer Fall von Scope Creep. Aber mir wurde klar, dass ich mich zu diesem Zeitpunkt noch im Prozess der Umfangsfestlegung befand; wir mussten die erforderlichen Ressourcen noch bestimmen und hatten weder das Budget finalisiert noch Baselines festgelegt. Unser wachsendes Projekt entsprach nicht der PMI-Definition von Scope Creep und war wahrscheinlich besser als „progressive Elaboration“ (schrittweise Verfeinerung) definiert.
Es war klar, dass all diese Arbeiten sowohl notwendig als auch ausreichend waren, um die ursprünglichen Projektziele zu erreichen, also änderten wir unsere ursprüngliche Projektbeschreibung in: „Modernisierung von Küche, Familienzimmer, Foyer, Hauswirtschaftsraum, Flur und Badezimmern bis September zu Kosten von maximal 6.000 $.“ Wir legten fest, dass Küchengeräte, Schränke, Arbeitsplatten und Beleuchtung außerhalb des Projektumfangs (out-of-scope) lagen.
Wir waren erfreut zu erfahren, dass das Angebot für den Kauf und die Installation des neuen Bodenbelags sowie für den Kauf von zwei neuen Toiletten und Malerbedarfsartikeln unter 6.000 $ lag. Der Installateur war Mitte Juli verfügbar, sodass wir ausreichend Zeit hatten, die Vorbereitungsarbeiten vor der Installation abzuschließen und die Räume vor dem 1. September wieder zu beziehen. Wir entschieden, dass die Kosten für die Durchführung durch die prognostizierten Vorteile gerechtfertigt waren, und beschlossen, mit der Projektplanung zu beginnen.
Projektplanung
Die Projektplanungsphase verlief relativ einfach. Was die Zuweisung von Verantwortlichkeiten betrifft, so waren die einzigen Ressourcen der Installateur, meine Frau, ich selbst und etwas Unterstützung von unserem Sohn. Wir klärten, wer für die Aufgaben des Entfernens der Fußleisten und Tapeten, des Aufarbeitens der Fußleisten, des Streichens der Wände und Decken, des Ausbaus der Toiletten sowie des Entfernens des vorhandenen Teppichs und Vinyls verfügbar und geeignet war. Die Reihenfolge der Ergebnisse folgte einer klar logischen Ordnung. Es war sinnvoll, zuerst die Fußleisten zu entfernen, damit wir mit deren Aufarbeitung beginnen und das Entfernen der Tapeten sowie das Streichen erleichtern konnten. Wir wollten das Streichen abschließen, bevor der neue Bodenbelag verlegt wurde, damit wir uns keine Sorgen über Tropfen und Verschüttungen machen mussten. Der einzige Haken war, dass wir beschlossen, das Streichen des kleinen Bereichs hinter den Toiletten bis zum letzten Moment zu verschieben, damit wir sie in Betrieb halten und nicht zweimal ausbauen mussten. Die Terminplanung der Ergebnisse und Ressourcen basierte auf der Verfügbarkeit des Installateurs und der Planung minimaler Störungen im Haushalt. Wir verschoben einige Aufgaben und passten andere in die verfügbare Zeit ein, wobei wir die Abhängigkeiten im Auge behielten.
Nachdem unser Projektplan grob entworfen war, war es an der Zeit, potenzielle Projektrisiken zu betrachten. Während die meisten Aufgaben gut verstanden wurden, war es sehr wahrscheinlich, dass die Wände unter der Tapete nie strukturiert worden waren und dass das Streichen einer glatten Wand selbst kleinste Makel zeigen könnte. Um Wände zu strukturieren, lernten wir, dass die Wand grundiert, strukturiert, erneut grundiert und schließlich gestrichen werden muss. Wir entschieden, dass wir beim Grundieren der Wand eine ziemlich gute Vorstellung davon haben würden, ob wir nur die Makel ausbessern oder mit der Strukturierung fortfahren (Eventualmaßnahme). Wir legten auch Mittel für den Fall beiseite, dass wir Strukturmasse und eine Strukturwalze kaufen müssten. Ein weiteres Risiko bestand darin, dass die neuen Toiletten mit geringem Durchfluss möglicherweise nicht gut spülen würden, falls unsere Abwasserleitung im Laufe der Jahre verengt worden wäre. Wir wollten sicher keinen Abwasserrückstau auf unseren neuen Böden. Wir kontaktierten unseren örtlichen Rohrreinigungsdienst, und die Leitungen wurden geprüft und für frei befunden (Präventivmaßnahme). Obwohl diese beiden Risiken zusätzliche Arbeit zu unserem ursprünglichen Plan hinzufügten, passen auch sie nicht wirklich zur Definition von Scope Creep, da die Scope-Baseline noch nicht festgelegt war und sowohl die erforderliche Zeit als auch die Kosten voll berücksichtigt wurden (auch dies ist eher als progressive Elaboration zu kategorisieren). Natürlich wurde der Plan angepasst, um die zusätzliche Zeit und die Kosten widerzuspiegeln, und wir überlegten, ob wir mit dem aktualisierten Plan fortfahren wollten. Meine Frau und ich stimmten zu. Nun legten wir die erste Scope-Baseline fest, unterzeichneten den Vertrag für den Kauf des neuen Bodenbelags und fixierten den Installationstermin. Mit ein wenig „progressiver Elaboration“ stand unser Plan fest.
Projektumsetzung
Aufgrund der Bemühungen bei Definition und Planung verlief die Umsetzung dieses Projekts recht reibungslos. Nach einer kurzen Überprüfung, ob wir alle benötigten Materialien und Werkzeuge hatten, machten wir uns daran, Fußleisten zu entfernen und aufzuarbeiten, die Tapeten abzuziehen sowie die Wände zu grundieren und zu streichen. Beim Grundieren der unstrukturierten Wände stellten wir fest, dass sie in einem so guten Zustand waren, dass ein wenig Spachteln und Schleifen die Notwendigkeit der Strukturierung eliminierte. Als eine Farbschicht nicht zufriedenstellend deckte, trugen wir eine weitere Schicht auf. Wir bewegten uns möglicherweise im Bereich des Scope Creep, als wir diskutierten, ob wir unsere vorhandene, 25 Jahre alte Waschmaschine und den Trockner wieder einbauen oder neue kaufen wollten, aber der Preis und der Rat unseres Reparaturdienstes brachten uns wieder in den Projektumfang zurück. Wir hatten nicht geplant, den Trocknerabluftkanal zu reinigen, stellten aber fest, dass dies definitiv den Aufwand und die minimalen Kosten wert war, um die Trocknungseffizienz zu verbessern und einen möglichen Brand zu verhindern. Zu den gewonnenen Erkenntnissen gehörte die Erfassung, wie viel Grundierung und Farbe beim nächsten Mal für ein ähnliches Projekt benötigt wird, sowie die Einplanung von Mitteln für eine Massage, wenn die harte Arbeit abgeschlossen ist.
