Erstellen eines Problemportfolio-Dashboards
Durch die Erstellung eines effektiv priorisierten Problem-Dashboards können Sie Ressourcen ausrichten, die Bedürfnisse anderer besser verstehen und Ihren Kolleginnen und Kollegen eine Management-Zusammenfassung liefern. Der schwierigste Teil dabei ist die Trennung: Was tun, wenn alles wichtig erscheint? In solchen Situationen greife ich auf ein Tool namens Situation Appraisal (SA) zurück. Es bietet ein einfaches, aber wirkungsvolles Framework, um die anstehenden Herausforderungen zu trennen – anhand der Konzepte aktuelle Auswirkung, zukünftige Auswirkung und Zeitrahmen.
Wenn man mit einer Flut von Problemen konfrontiert ist, ist es leicht, kopfüber an dem zu arbeiten, was auf den ersten Blick am dringendsten wirkt. Ohne eine besonnene Analyse der Themen, die Aufmerksamkeit verlangen, arbeitet man jedoch sehr leicht am falschen Problem.
Erkenntnisse gewinnen
Der Schlüssel zu einem Dashboard, das sofort zeigt, woran Ihr Team arbeitet – mit klar definierten und abgestimmten Prioritäten –, ist eine Situation Appraisal. Diese Technik liefert Ihnen die nötigen Erkenntnisse, um zu bestimmen, welche Probleme sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche Sie bedenkenlos zunächst parken und an einem anderen Tag betrachten können.
Die Ergebnisse der bewertenden Techniken, aus denen die Situation Appraisal besteht, helfen Ihnen außerdem, Ihre anderen Critical-Thinking-Tools optimal einzusetzen – einschließlich Six Sigma, Projektmanagement, Problemanalyse, Entscheidungsanalyse oder Potenzielle Problemanalyse.
Situation Appraisal zeigt Ihnen:
· Wo Sie beginnen
· Wie Sie Situationen erkennen, die Handeln erfordern
· Wie Sie Themen auseinanderziehen, die sich überlappen und Verwirrung stiften
· Wie Sie Prioritäten setzen
· Wie Sie mehrere gleichzeitige Aktivitäten effektiv steuern
· Wie Sie Beteiligung wirksam managen und die Umsetzung planen.
Schnell vorankommen
Wenn Sie mit einer langen Liste von Themen konfrontiert sind, ist der beste Einstieg oft, schnell die 5 oder 6 Themen zu identifizieren, die die größte Bedrohung für Organisation, Gruppe oder Team darstellen. In der Regel sind diese Themen – selbst bei einer heterogenen Gruppe von Beteiligten – leicht zu erkennen und es lässt sich schnell Einigkeit erzielen; schließlich verursachen sie meist die größten Kopfschmerzen. Alle übrigen Themen können dann beiseitegeschoben und zu einem späteren Zeitpunkt betrachtet werden. Der Fokus auf die aktuell kritischen Bereiche sowie auf diejenigen mit dem größten Wachstum bzw. der größten zukünftigen Auswirkung liefert den höchsten geschäftlichen Nutzen.
Die Situation Appraisal besteht aus fünf konkreten Aktivitäten
· Bedrohungen und Chancen auflisten
· Anliegen trennen und klären
· Schweregrad (aktuelle Auswirkung), Dringlichkeit (Zeitrahmen) und Wachstum (zukünftige Auswirkung) berücksichtigen
· Erforderliche Analyse bestimmen
· Erforderliche Unterstützung bestimmen
Die Priorität ergibt sich aus den ersten drei Punkten.
Kein Selbstzweck
Wichtig ist: Eine Situation Appraisal ist kein Selbstzweck und sollte daher nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie dient dazu zu entscheiden, welche Themen sofort angegangen werden müssen. Außerdem liefert sie einen klaren Hinweis darauf, welche KT-Techniken in der weiteren Untersuchung und letztlich bei der Lösung des Themas eingesetzt werden sollten. Situation Appraisal wird im Kern zum Betriebssystem bzw. primären Treiber für die Auswahl des am besten geeigneten Tools zur Problemlösung – statt selbst das Tool zu sein, das das Problem für Sie löst. Sie ist ein Leitfaden, der zu einer hochwirksamen To-do-Liste für das Team führt.
Die Identifizierung der Risiken und Chancen, die mit einem Thema zusammenhängen, führt letztlich zu einer Liste von Problemen, Entscheidungen und zukunftsorientierten Anliegen – die alle eine Betrachtung verdienen.
Mit diesen Informationen kann die vollständige Liste der Anliegen nach einer realistischen und hilfreichen Prioritätenreihenfolge geordnet werden.
Auf derselben Seite arbeiten
Sehr häufig stellt sich heraus, sobald wir tiefer in ein Thema einsteigen, dass wir es tatsächlich mit mehreren Anliegen zu tun haben, die sich zu einem einzigen zusammengefügt haben. Das Anliegen in seine einzelnen Bestandteile zu zerlegen, stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind und am selben Thema arbeiten.
Zerlegen Sie das Thema und priorisieren Sie seine Teile; arbeiten Sie dann an dem Teil mit der höchsten Priorität.
Wie bestimmen wir nun die Priorität? Das kann sehr subjektiv sein: Wenn Sie alle im Raum bitten zu definieren, was „wichtig“ ist, erhalten Sie viele unterschiedliche Antworten.
Zu beantwortende Fragen
Es gibt eine praktische Methode, um Wichtigkeit zu bestimmen. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen:
· Wie schwerwiegend ist die aktuelle Auswirkung auf Menschen, Sicherheit, Kosten, Produktivität, Kunden, Reputation usw.?
· Wie dringend ist es, zu verhindern, dass das Anliegen schwierig, teuer oder unmöglich zu lösen wird?
· Welche Hinweise gibt es darauf, dass der Schweregrad zunehmen wird?
· Was passiert, wenn wir nichts tun?
Die Antworten auf eine oder mehrere dieser Fragen liefern Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um zu beurteilen, welches der betrachteten Themen im Verhältnis zu den anderen wichtiger ist.
Gerade das Fehlen dieser Relativität führt häufig zu Problemen beim Management der Arbeitslast. Themen kommen herein und werden isoliert betrachtet; Prioritäten zu setzen, ohne einen Maßstab zu haben, führt dazu, dass wir schlicht an den falschen Dingen arbeiten.
Klarheit schaffen
Diese Übung braucht Zeit, aber Sie verlieren noch mehr Zeit, wenn Sie Aufwand in Anliegen investieren, die verworfen oder verschoben werden könnten. Schlimmer noch: Sie könnten auf Basis falscher Annahmen arbeiten und am Ende ein suboptimales Ergebnis erzielen.
Wenn dieser Teil der Situation Appraisal abgeschlossen ist, verfügen Sie über die nötige Klarheit, um ein einfaches, präzises und effektiv priorisiertes Dashboard zu erstellen, das zur Arbeits- und Ressourceneinsatzplanung genutzt werden kann – mit Klarheit und einem klaren Verständnis dafür, was zu tun ist und wann.
