Operative Exzellenz vorantreiben

Vermeidung der Fallstricke der Geschäftsprozessoptimierung

Allzu oft führen Bemühungen zur Geschäftsprozessoptimierung (BPO) zu gemischten Ergebnissen. Lange oder nie endende Implementierungsphasen, unzureichendes Interesse oder mangelnde Akzeptanz durch die Organisation, unerfüllte Erwartungen… die Geschichten über gescheiterte BPO-Projekte sind zahlreich. Leider gibt es keine einzelne Grundursache für erfolglose BPO-Bemühungen.

Erste Schritte. Während die meisten Organisationen einen strukturierten Ansatz für ihre BPO-Investitionen verfolgen, versäumen sie es, die einzelnen Schritte sorgfältig zu steuern. Die Auswahl des richtigen BPO-Projekts und die Einbindung der richtigen Personen bilden die Grundlage für den BPO-Erfolg.

Zwölf Fallstricke, die Sie bei der Durchführung einer BPO vermeiden sollten:

1. Die Wahl eines „einfachen“ oder „simpel“ zu verbessernden Geschäftsprozesses, der für die Organisation wenig strategischen Wert hat. Berücksichtigen Sie stattdessen den Wert, der dem internen und/oder externen Kunden geliefert wird, damit Sie knappe Ressourcen nicht verschwenden.
2. Die Wahl des „offensichtlichen“ Geschäftsprozesses zur Verbesserung, ohne ein genaues Verständnis dafür zu haben, wie diese Verbesserung zu den strategischen Zielen beiträgt. Erfolg wird am besten erzielt, indem man versteht, wie eine zukünftige Verbesserung positiv zu einem Produkt- oder Marktsegment beitragen und wie sie mit der Kernvision und den Werten der Organisation übereinstimmt.
3. Die Zustimmung und Beteiligung des Eigentümers des strategischen Prozesses (oder Problems) nicht sichern. Unabhängig davon, wie gut die Probleme formuliert, das Projekt strukturiert und die Stakeholder eingebunden sind, wird es Hindernisse und Barrieren geben. Es ist entscheidend, die Prozess-/Problemeigentümer einzubeziehen, die am besten positioniert sind, diese zu beseitigen.
4. Die Planung und Arbeit externen Beratern oder internen „Geschäftsverbesserungsgruppen“ überlassen. Letztendlich sind es die Personen, die die Prozessverbesserungen kennen, verstehen, verantworten und letztendlich umsetzen müssen, die ihre Zeit einbringen und dieses Engagement verstehen sollten, bevor das Projekt beginnt. Ihre Einbindung ist entscheidend für eine erfolgreiche BPO-Reise.
5. Kritiker zum Schweigen bringen oder ignorieren. Warum potenziell wertvolle Erkenntnisse und Informationen abtun? Diesen Personen eine Rolle im Projekt zu geben, ihnen eine Stimme zu geben, um auszudrücken, was ihrer Meinung nach getan werden kann, und ein Forum zu schaffen, das positive Veränderungen bewirken kann, bietet der Organisation die Möglichkeit, davon zu profitieren und sich auszuzeichnen.
6. Die BPO-Bemühungen als eine Reihe von Meetings oder ein Komitee betrachten. Die notwendige Arbeit, um die erforderlichen Informationen für Entscheidungen und den Aufbau von Konsens zu erhalten, wird typischerweise außerhalb eines Konferenzraums erledigt. Fachwissen über das Kernprojektteam hinaus ist oft notwendig, um die Aufgaben erfolgreich abzuschließen.
7. Verbesserungen auf der Grundlage einer Überprüfung der Prozessleistungsniveaus zu konzipieren. Eine echte Verbesserung der Prozessleistung erfordert in der Regel neue Fragen und die Erfassung neuer Daten.
8. Zu glauben, dass bestehende Verfahren und Arbeitsabläufe dokumentieren, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Beobachtungen der Echtzeit-Prozessausführung können bisher ungemeldete oder unerkannte Quellen von Prozessverschwendung identifizieren.
9. Übermäßige Dokumentation und Analyse des aktuellen Zustands bis zu einem zeitaufwändigen „ISO 9000-Niveau“ der Perfektion oder Wiederholung dessen, was bereits bekannt ist. Es ist von geringem Wert, mehr Zeit als nötig aufzuwenden und sich in der Analyse und Dokumentation des aktuellen Zustands zu verzetteln.
10. Änderungen der Organisationsstruktur, eine neue Softwareanwendung oder ein kontinuierliches Verbesserungsprogramm als Ausgangspunkt zu verwenden. Ein gut strukturiertes BPO-Engagement sollte identifizieren, wo diese Ansätze in die Gesamtziele passen und sie nutzen, um die Erreichung der Ziele zu unterstützen, anstatt die Führung zu übernehmen.
11. Zu glauben, dass je komplexer die „Lösung“, desto wertvoller das Ergebnis ist. Komplexität ist nicht gleichbedeutend mit besser. Es ist ratsam, die inkrementellen, weniger wertvollen Lösungen abzuwägen, bevor man eine große Investition in ein komplexes Design tätigt, das alle BPO-Ziele erreicht.
12. Zu denken, dass eine „Best-Practice“-Lösung eine Einheitslösung ist und schlüsselfertig implementiert werden kann. Ob die Prozessverbesserung auf den Konzepten einer Best Practice oder einem völlig neuen Ansatz basiert, sie muss innerhalb einer bestehenden Organisation funktionieren. Das erfordert eine Zukunftsgestaltung, die andere Geschäftsprozesse, die Organisationsstruktur, Änderungen an Informations- und Wissenssystemen sowie die zu behebenden menschlichen Fähigkeitsdefizite berücksichtigt.