Ich wurde diese Woche an den Text eines klassischen Rocksongs von Led Zeppelin erinnert:
Communication breakdown
It’s always the same
I’m having a nervous breakdown
Drive me insane!
Wenn ich auf meine eigene Karriere und die Karrierewege meiner Kunden blicke, bin ich davon überzeugt, dass der wichtigste Faktor für Erfolg oder Misserfolg in der Fähigkeit von Einzelpersonen und Organisationen liegt, effektiv zu kommunizieren. Es gibt so viele Arten von Botschaften, Kommunikationsmedien und Möglichkeiten der Informationsinterpretation, dass eine effektive Kommunikation manchmal eine echte Herausforderung sein kann.
Hier ist ein allzu bekanntes Szenario: Ava erhält eine Textnachricht von ihrem Kollegen John. Er fasst die Teambesprechung zusammen, die ihre Managerin Jessica heute abgehalten hat. Während des Meetings gab Jessica den Inhalt einer E-Mail des Regionalleiters Jose weiter, in der die jährlichen strategischen Unternehmensziele skizziert wurden. Joses E-Mail basierte auf einer Webkonferenz, die letzte Woche von Helen, der CEO, durchgeführt wurde. Helen achtete darauf zu erwähnen, dass die Ziele das Ergebnis von Entscheidungen waren, die vor einem Monat auf der Vorstandssitzung zum Jahresende getroffen wurden.
Wie gut hat Johns Textnachricht an Ava wohl die Ergebnisse und die Absicht der Vorstandssitzung vermittelt und interpretiert, die vor vier Wochen stattfand? Ich bezweifle, dass Johns Nachricht an Ava die strategischen Ziele mit nennenswertem Erfolg kommuniziert hat, zumal sie so weit vom ursprünglichen Ereignis entfernt war.
Ich habe sicherlich noch nicht alles perfekt durchschaut, aber es gibt ein paar karrierefördernde Punkte, die ich gelernt habe und die die Kommunikation verbessern können. Hier sind acht Leitlinien, die Ihre Erfolgschancen – und die Ihrer Organisation – durch eine effektivere Kommunikation verbessern können:
- Kommunizieren Sie zeitnah und wiederholen Sie Kernbotschaften. Der richtige Zeitpunkt, um Menschen über Entscheidungen zu informieren, die ihr Leben beeinflussen könnten, ist JETZT. Tage oder gar Wochen zu warten, um diese Informationen zu übermitteln, signalisiert dem Empfänger, dass er im großen Ganzen eigentlich keine Rolle spielt. Wenn eine Botschaft neu ist und nicht nur gehört, sondern auch verankert und übernommen werden soll, ist konsequente Wiederholung der Schlüssel. Ein guter Leitsatz dazu ist: „Wenn Sie es noch nicht leid sind, es zu sagen, hat es wahrscheinlich noch niemand gehört.“ Im Durchschnitt muss eine neue Botschaft siebenmal wiederholt werden, bis sie verinnerlicht wird.
- Denken Sie daran zu antworten – nicht zu reagieren. Fällt Ihnen eine Situation ein, in der Sie ein Gespräch geführt oder eine Nachricht erhalten haben, die Sie einfach nur wütend gemacht hat? Was tun Sie, wenn das passiert? Erwischen Sie sich dabei, wie Sie schimpfen oder sich hinsetzen und eine barsche E-Mail als Antwort verfassen? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, haben Sie einen häufigen Fehler begangen – Sie haben emotional reagiert, anstatt ruhig zu antworten. Wenn Sie merken, dass Ihr Blutdruck steigt, gehen Sie weg. Überlegen Sie, wie Sie rational und rücksichtsvoll antworten können.
- Wenn Ihr Anliegen Zusammenarbeit oder Problemlösung erfordert – führen Sie ein Gespräch. Der Austausch per E-Mail, Textnachricht oder Chat eignet sich hervorragend für schnelle, dokumentierte Antworten, ist aber für die Zusammenarbeit und Problemlösung nicht effektiv. Die Zeit, die mit Erklären, Klären und manchmal dem Vermeiden schwieriger Gespräche verschwendet wird, mindert die Produktivität, Effektivität und Teamarbeit. Greifen Sie zum Telefon, setzen Sie eine Webkonferenz an oder gehen Sie einfach den Flur entlang, um ein Problem sofort zu lösen!
- Vermeiden Sie keine schwierigen Gespräche. Es gibt Zeiten, in denen Sie negatives Feedback geben müssen. Es liegt in der menschlichen Natur, diese Gespräche vermeiden zu wollen, aber dies kann zu weiteren Problemen führen und kleine Probleme zu großen anwachsen lassen. Wenn jemand nicht die von Ihnen erwartete Leistung erbringt, ergreifen Sie Maßnahmen, sobald Sie es bemerken. Es aufzuschieben wird das Gespräch nur noch schwieriger machen, wenn es schließlich doch stattfindet.
- Schlechte Nachrichten gehören nicht in eine E-Mail. E-Mails haben uns einen einfachen Ausweg ermöglicht, aber das Überbringen schlechter Nachrichten per E-Mail ist niemals eine gute Idee. Es ist unmöglich, schwierige Botschaften durch nonverbale Signale (wie Körpersprache) abzumildern, wenn Sie schriftliche Kommunikation als Übermittlungskanal nutzen. Schlechte Nachrichten müssen, wann immer möglich, persönlich überbracht werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Anzeichen dafür zu erkennen, dass die Botschaft nicht verstanden wurde oder dass der Empfänger die Nachricht schlecht aufgenommen hat. Ein Gespräch gibt Ihnen die Chance, zu versuchen, die negativen Auswirkungen zu korrigieren oder zu minimieren.
- Finden Sie das richtige Maß an Informationen, die Sie teilen. Ein häufiger Kommunikationsfehler besteht darin, entweder zu viele oder zu wenige Informationen zu teilen. Es stimmt nicht immer, dass Informationen umso besser aufgenommen werden, je mehr man davon teilt – manchmal erzeugen zu viele Informationen denselben Stress und dieselbe Angst wie zu wenige. Wenn Sie andererseits nicht genügend Informationen teilen, verfügt der Empfänger möglicherweise nicht über ausreichend Daten, um zu verstehen, was geschieht, oder um eine Entscheidung zu treffen. Dies ist ein Balanceakt, und es braucht Zeit und Übung, um das richtige Maß zu finden.
- Einheitslösungen funktionieren nicht. Sie können für die Kommunikation nicht einfach einen Standardansatz wählen, der nur einen Stil verwendet, unabhängig von der Zielgruppe oder der Situation. Ein standardisierter Kommunikationsansatz mag für Teams, die sich regelmäßig treffen, in Ordnung sein, aber ein allzu lockerer Umgangston beim Informationsaustausch mit Kunden, Managern oder Investoren könnte alle möglichen Probleme verursachen.
- Setzen Sie Verständnis nicht voraus. Vergewissern Sie sich im Nachhinein, ob die Leute alles verstanden haben, nachdem Sie Informationen geteilt haben? Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, wie oft nicht alle auf demselben Stand sind. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, nach Besprechungen Telefonate oder E-Mails folgen zu lassen, um die wichtigsten Diskussionspunkte zu klären. Dies vermeidet grundlegende Missverständnisse im weiteren Verlauf und erspart Ihnen viel Ärger.
Das Befolgen dieser einfachen Leitlinien wird Sie vor schmerzhaften Kommunikationszusammenbrüchen bewahren, die (um es mit den Worten von Led Zeppelin zu sagen) immer gleich sind und Sie (und andere) in den Wahnsinn treiben!
