Of je nu opereert op de rand van chaos of met Six Sigma precisie, Daily Management (dagelijkse sturing) biedt teams de kans om te bekijken wat er voor hen ligt, wat er is gebeurd (KPI’s), en welke beperkingen er zijn voor succes. Daily Management is een systematische benadering van operationeel management die mensen laat weten wat er aan de hand is en welke acties er ondernomen moeten worden. Het dagelijks bespreken van KPI’s met het team dat verantwoordelijk is voor de processen achter operationele prestaties, geeft de geruststelling dat alles verloopt zoals verwacht, en als dat niet het geval is, de mogelijkheid om vandaag nog in te grijpen voordat het erger wordt.
Het is gemakkelijk om de focus op de strategische doelen van een organisatie en de relatie met dagelijkse activiteiten te verliezen. Met een systematische aanpak van dagelijkse sturing kijkt iedereen per dag naar relevante KPI’s die de organisatiedoelen weerspiegelen en wordt er bewust stilgestaan bij hoe deze doelen dagelijks worden gehaald. Obstakels voor succes zijn direct zichtbaar als kleine hobbels, in plaats van als bergen aan het einde van de maand, het kwartaal of het jaar.
Als jouw beeld van Daily Management meer pijn dan stressverlichting oproept, overweeg dan eens hoe jouw organisatie scoort op deze essentiële elementen van Daily Management.
1.Technologie is aanwezig om op het juiste moment de juiste meetgegevens te leveren. Hiervoor zijn duidelijk gedefinieerde procesindicatoren en standaarden nodig, die tijdig kunnen worden verzameld en beoordeeld. Essentieel zijn meetgegevens die de werkelijkheid van de werkprocessen nauwkeurig weerspiegelen. Zo wordt het mogelijk om dagelijkse taken en doelstellingen op een haalbare en realistische manier te realiseren.
2. Teams hebben het vermogen om problemen op te lossen. Medewerkers moeten begrijpen met welk type probleem ze te maken hebben en welke hulpmiddelen nodig zijn om het op te lossen. Als elk probleem wordt doorgeschoven naar gespecialiseerde probleemoplossers, raken teams minder betrokken bij het behalen van de dagelijkse doelstellingen. Teams zelf de capaciteit en de tijd geven om mee te werken aan het oplossen van problemen, vergroot de betrokkenheid en focus. Het is essentieel dat degenen die direct geraakt worden door een probleem ook de mogelijkheid krijgen om het op te lossen.
3. Het leiderschap is betrokken. Wat leiders doen wanneer de prestaties achterblijven, geeft een krachtig signaal af aan de operationele teams.Leiders mogen niet zo overbelast zijn dat ze niet kunnen helpen bij het oplossen van belangrijke problemen. Het management moet het commitment en het gedrag tonen die nodig zijn om problemen aan te pakken, zoals het Dagelijks Managementsysteem van iedereen verwacht.
4. De visualisatie is eenvoudig en doelgericht. Informatie moet in één oogopslag duidelijk zijn, met meer gedetailleerde gegevens beschikbaar voor verdere analyse. Kleuren geven bijvoorbeeld eenvoudig aan wat volgens plan verloopt en wat niet; groen betekent op koers, rood geeft aan dat het doel niet is gehaald. Hoewel specifieke gegevens toegankelijk zijn en data beschikbaar is voor probleemoplossing, zorgt het werken met te veel data en het bijhouden van te veel KPI’s voor extra stress en complexiteit binnen de dagelijkse managementroutine. Meet de basisgegevens die belangrijk zijn voor zowel de klant als de organisatie.
5. Veranderingen door continue verbetering worden geborgd. Maar al te vaak slagen verbeterprojecten er niet in om volledig geïntegreerd te worden in de bestaande werkstromen. Zodra een nieuw verbeterproject de aandacht krijgt, kunnen vroege successen vergeten worden als het misgaat en mensen terugvallen in oude gewoonten. Het blijvend monitoren van verbeteringen via het Daily Management helpt de duurzaamheid van verbeterprojecten te waarborgen nadat de veranderingen zijn doorgevoerd.
Met duidelijke normen voor de dagelijkse gang van zaken worden problemen helder en zijn de acties die nodig zijn om weer op het juiste spoor te komen realistisch en haalbaar. Daily Management vermindert de stress van onverwachte verrassingen, verborgen problemen en onopgeloste kwesties door duidelijkheid te scheppen in het doel van de dagelijkse routine.
Over Kepner-Tregoe
Al meer dan 60 jaar heeft Kepner-Tregoe duizenden organisaties bij het oplossen van miljoenen problemen. De diensten van Kepner-Tregoe zijn erop gericht om organisatorische uitdagingen structueel aan te pakken met meetbare resultaten die de kwaliteit en prestaties verbeteren en tegelijkertijd de totale kosten verlagen.
