1. Minder kunst – meer wetenschap: een gestructureerde aanpak van probleemoplossing leidt tot meer vertrouwen in beslissingen en resultaten
Problemen zijn van nature vaak dubbelzinnig en oplossingen brengen vaak veel onzekerheid met zich mee. Het gebruik van een gestructureerde aanpak voor probleemoplossing kan helpen die dubbelzinnigheid weg te nemen, waardoor sneller resultaat wordt bereikt en er meer vertrouwen ontstaat dat de genomen beslissingen de juiste zijn. Door de variatie in de manier waarop je een probleem oplost te verminderen, kun je je meer richten op “wat” je moet oplossen in plaats van op “hoe” je het moet oplossen.
2. Voorkomen dat een probleem opnieuw optreedt, is vaak beter dan het directe incident snel oplossen
Hoewel een actief incident of probleem directe gevolgen kan hebben voor de bedrijfsvoering, kan herhaling op de lange termijn nog kostbaarder zijn. Een belangrijke vaardigheid binnen probleembeheer is het beoordelen van de kans op en impact van herhaling, en deze informatie gebruiken om te bepalen wanneer het zinvol is de oplossing van het directe incident uit te stellen om de kans te vergroten dat de onderliggende oorzaak wordt gevonden.
3. Meer mensen inschakelen vertraagt het probleemoplossingsproces vaak
Een van de meest gehoorde uitspraken tijdens incidentbesprekingen is: “Is er nog iemand anders die we kunnen bellen om te helpen?” Bij moeilijke incidenten en problemen is het belangrijker om de juiste mensen betrokken te hebben dan om meer mensen betrokken te hebben. Vaardige probleemoplossers die samenwerken met de juiste deskundige inhoudelijke experts vormen het beste probleemoplossingsteam. Soms is minder juist meer.
4. Probleemoplossende vaardigheden zijn waardevoller dan inhoudelijke expertise
Een vaardige probleemoplosser kan zich de meeste inhoudelijke onderwerpen snel eigen maken. Geen enkele kandidaat is ooit de “perfecte match” voor de rol die je wilt invullen. Er moet altijd een afweging worden gemaakt tussen vaardigheden, kennis en ervaring. Sterke vaardigheden op het gebied van probleemoplossing zijn vaak een goede indicator voor het vermogen van een kandidaat om zich snel nieuwe kennis eigen te maken en zich aan te passen aan zijn of haar omgeving. Overweeg om probleemoplossend vermogen toe te voegen aan je lijst met vragen voor het sollicitatiegesprek.
5. Cultuur is net zo belangrijk als individuele vaardigheden als het gaat om probleemoplossing
De meeste moeilijke problemen waarmee organisaties te maken krijgen, hebben betrekking op meerdere mensen, teams, systemen en processen. Om deze problemen effectief op te lossen, is samenwerking noodzakelijk. Om de volwassenheid van probleemoplossing binnen je organisatie te vergroten, moet je ervoor zorgen dat er een ondersteunende probleemoplossingscultuur is. Zo kunnen medewerkers hun individuele vaardigheden optimaal inzetten..
6. Let goed op welk gedrag je beloont
De meeste operationele meetcriteria en beloningssystemen richten zich op prestaties op korte termijn: medewerkers worden aangemoedigd om “de lijn draaiende te houden” of “het systeem snel weer operationeel te krijgen”, in plaats van zich te richten op het oplossen van onderliggende problemen om kwaliteit en prestaties op lange termijn te waarborgen. Denk na over welk gedrag uw meet- en beloningssystemen stimuleren. Misschien is het tijd voor verandering.
7. Verberg problemen niet: ze zijn een gezond onderdeel van je organisatie en geven aan waar je kunt verbeteren
Het kan verleidelijk zijn om problemen te “verdoezelen” en de prestaties van een team of proces beter te laten lijken dan ze in werkelijkheid zijn. Het aanmoedigen van medewerkers om problemen te melden zodra ze deze signaleren, is een belangrijk onderdeel van continue verbetering. Hoe eerder je problemen kunt identificeren en oplossen, hoe beter je werkelijke prestaties zullen zijn.
8. De moeilijkste problemen om op te lossen leveren vaak de grootste voordelen op
Bij het prioriteren van problemen voor analyse en oplossing is het belangrijk om een balans te vinden tussen “snelle successen” en “laaghangend fruit” enerzijds, en de moeilijkere problemen die meer tijd en inspanning vergen anderzijds. Hoewel eenvoudige problemen sneller kunnen worden opgelost, zijn het vaak juist de moeilijke problemen die de grootste impact kunnen hebben op operationele kosten, procesprestaties en/of productkwaliteit.
9. Pas op voor “bekende problemen” en “workarounds” – meestal zijn dit problemen die nog niet volledig zijn opgelost
Bekende problemen waarvoor een tijdelijke oplossing (Short-Term Fix – STF) of een work-around is ingevoerd, kunnen zich snel opstapelen. Ze zorgen voor een toenemende productiviteitsbelasting voor medewerkers en kunnen bovendien een negatief effect hebben op hun motivatie. Overweeg daarom of het tijd is om je problem-managementinspanningen te richten op het voorkomen dat deze bekende problemen zich überhaupt voordoen.
10. Als je denkt dat je geen problemen hebt, dan is dát een probleem!
Het goede nieuws is dat je dit artikel leest. Je realiseert je waarschijnlijk al dat er binnen je organisatie problemen zijn die moeten worden aangepakt. Wees voorzichtig met iemand die zegt: “Er zijn geen problemen, alles gaat geweldig!” Die persoon heeft óf onvoldoende inzicht in zijn of haar omgeving, óf verbergt mogelijk iets. Problemen erkennen zodra je je ervan bewust wordt, is de eerste stap naar het oplossen ervan.
Over Kepner-Tregoe
Kepner-Tregoe helpt organisaties sinds 1953 om hun probleemoplossende vaardigheden te verbeteren. De organisatie biedt gestructureerde methoden voor probleemoplossing, vaardigheidstrainingen en organisatieadvies.
Kepner-Tregoe heeft samengewerkt met klanten uit een breed scala aan sectoren en kan organisaties helpen bij het implementeren van een probleemoplossingsmethode die is afgestemd op hun unieke behoeften.
