Erfolgreiche Unternehmen werden von einer klaren, motivierenden Vision angetrieben, die ein Portfolio von Produkten und Dienstleistungen umfasst; doch eine Vision bleibt nur ein Lippenbekenntnis, wenn sie nicht in der geschäftlichen Realität verankert ist. Die geschäftlichen Unterbrechungen der Pandemie haben viele Organisationen gezwungen, einen Schritt zurückzutreten und ihre Fähigkeit zur Bereitstellung dieser Produkte und Dienstleistungen sowie ihre Marktposition zu überprüfen. Veränderungen in der Nachfrage, Probleme in der Lieferkette und Marktunsicherheiten haben viele Unternehmen dazu veranlasst, nach Wegen zur Kostensenkung zu suchen, um die Rentabilität zu erhalten und oft auch nur, um in einer unsicheren, neuen Normalität betriebsfähig zu bleiben.
Pauschale Vorgaben zur Kostensenkung führen selten zu nachhaltigen Ergebnissen
In den meisten Unternehmen könnten die Kosten bestimmter Funktionen um bis zu 80 Prozent gesenkt werden; in anderen Bereichen, insbesondere solchen, die den Umsatz ankurbeln, müssen die Investitionen unter Umständen erhöht werden. Um gezielt die Bereiche mit dem größten Potenzial zur Eliminierung übermäßiger, fest im Unternehmen verankerter Kosten anzugehen und gleichzeitig zu vermeiden, an der falschen Stelle zu sparen, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Kosten nicht wieder ansteigen (beispielsweise durch den Einsatz teurer externer Dienstleister). Eine strategische Kostensenkung gelingt am besten durch einen kritischen Blick auf die Geschäftsprozesse.
Betrachten Sie Geschäftsprozesse als eine Reihe von Brücken, die die Lücken zwischen Vision und Handeln schließen; diese Prozesse sind nichts Geringeres als die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird. Berücksichtigen Sie die drei Hauptarten von Geschäftsprozessen:
- Operative Workflows, wie Geschäftsanbahnung, Produktentwicklung und Auftragsabwicklung;
- Unterstützende Workflows, wie Personalbeschaffung, Debitorenbuchhaltung und Konferenzplanung;
- Management-Workflows, einschließlich Strategieentwicklung, Ressourcenzuweisung und Leistungsmessung.
Ein Ansatz zur Identifizierung potenzieller Kosteneinsparungen ist die Prozessverbesserung mit dem Ziel, Kosten strategisch zu senken
Prozessverbesserungsteams können schrittweise vorgehen, um Schlüsselprozesse zu identifizieren und auf Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu analysieren. Alle Prozesse, die zur Kostensenkung verbessert werden können, müssen im Verhältnis zu anderen Faktoren wie Qualität, Geschwindigkeit, Nachhaltigkeit usw. betrachtet werden.
Durch den Einsatz von Schritten zur Prozessverbesserung können Teams gemeinsam potenzielle Kosteneinsparungen identifizieren und nutzen.
1. Zu verbessernde Prozesse identifizieren: Bestimmen Sie die Schlüsselprozesse, die den Workflow in Ihrer Organisation vorantreiben, und überlegen Sie, wie diese neu gestaltet, verbessert, neu geschaffen oder eliminiert werden können, um zur Kostensenkung beizutragen.
2. Ein Prozessverbesserungsprojekt strukturieren: Konzentrieren Sie sich in einem Teamansatz auf Möglichkeiten zur Kostensenkung innerhalb der Schlüsselprozesse.
3. Den aktuellen Prozess dokumentieren und analysieren. Identifizieren Sie innerhalb eines Prozesses Stärken und Schwächen. Durch die Analyse des aktuellen Prozesses entwickelt das Team ein Verständnis dafür, was geändert werden kann und was gut funktioniert. Dies bietet einen Ausgangspunkt für Änderungen, mit denen Kosten strategischer gesenkt werden können.
4. Den neuen Prozess entwerfen. Auf Basis eines fundierten Verständnisses des bestehenden Prozesses ist das Team bereit, alternative zukünftige Prozesse zu entwickeln. Unter Verwendung spezifischer Kriterien zu Themen wie Qualität, Nachhaltigkeit, Geschwindigkeit usw. können Alternativen mit den Kosteneinsparungszielen verglichen werden. Dies kann zu einer Hybridlösung aus mehreren Alternativen führen.
5. Kennzahlen entwickeln. Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen sollten die Messgrößen sowohl kundenorientierte Dimensionen wie Qualität und Durchlaufzeit als auch interne Aspekte wie Sicherheit berücksichtigen. Zusammen bilden diese Kennzahlen eine „Balanced Scorecard“ der Prozessleistung.
6. Den Implementierungsplan entwickeln. Dieser Plan umfasst nicht nur Änderungen am Prozessablauf und am Monitoring, sondern auch alle erforderlichen Anpassungen an Richtlinien, Ressourcen, Systemen, Formularen, Arbeitsplatzgestaltung, Kompetenzen und Belohnungssystemen.
7. Den Plan implementieren. Eine erfolgreiche Implementierung sollte in einem angemessenen Zeitraum erfolgen, die erforderliche technische Expertise in Bereichen wie Systemdesign und Arbeitsplatzgestaltung einbeziehen und das Engagement aller Beteiligten sicherstellen.
8. Den Prozess steuern. Das laufende Management und die kontinuierliche Verbesserung des neu gestalteten Prozesses können die Planung und Budgetierung, die Überwachung der bereits entwickelten Prozesskennzahlen sowie regelmäßige Prozessüberprüfungen umfassen.
Eine Fallstudie
Bei einem Konsumgüterunternehmen verursachten unzureichende Konteneinrichtungen Kosten zwischen mehreren hundert und mehreren tausend Dollar pro Vorfall (je nachdem, wann die Fehler entdeckt wurden). Vierzig Prozent der neuen Konten wurden mit unvollständigen oder ungenauen Daten angelegt, was eine Kettenreaktion von Problemen auslöste – von der Prognose und dem Versand bis hin zur Rechnungsstellung. Bei der Analyse des Einrichtungsprozesses stellte das Verbesserungsteam zwei kritische Probleme fest. Erstens war es für das Vertriebspersonal schwierig und zeitaufwendig, bei der Konteneinrichtung die korrekten Informationen bereitzustellen. Zweitens bot die Informationsweitergabe vom Kunden über den Vertrieb an den Kundenservice zu viele Fehlerquellen für menschliches Versagen.
Das Verbesserungsteam ging den Einrichtungsprozess mit einigen entscheidenden Verbesserungen an. Sie führten einen Provisionsanreiz für korrekte Einrichtungen ein, um das Vertriebspersonal zur Eingabe präziser Daten zu motivieren. Sie stellten Neukunden ein elektronisches Einrichtungsformular zur Verfügung, das direkt an den Kundenservice übermittelt werden konnte. Kunden, die genaue und vollständige Kontodaten lieferten, wurde eine Lieferung gemäß Anforderung garantiert. Zudem wurden Vertriebsmitarbeiter und Kunden über den verbesserten Prozess geschult.
Das Ergebnis? Heute werden weniger als fünf Prozent der neuen Konten mit ungenauen oder fehlenden Informationen angelegt – zuvor waren es 40 Prozent –, was enorme Kosteneinsparungen zur Folge hat. Darüber hinaus war der Kundenservice plötzlich personell überbesetzt, da die Mitarbeiter nicht mehr korrekten Kundendaten hinterherlaufen mussten. Die Kundenservicemitarbeiter wurden anderen Aufgaben zugewiesen oder darauf angesetzt, weitere Komponenten der Kundenzufriedenheit zu identifizieren und zu verbessern.
Ein strategischer Ansatz zur Kostensenkung durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen hilft dem Unternehmen, nachhaltige Einsparungen zu identifizieren und pauschale Kürzungen zu vermeiden, die jene Ausgaben reduzieren könnten, die echten Wert schöpfen.
Über Kepner-Tregoe
Software und Vorlagen lösen keine Probleme. Menschen lösen Probleme!
Was für Menschen? Menschen, die neugierig sind, die richtigen Fragen stellen, Entscheidungen auf Basis von Fakten treffen und befähigt sind, Führung zu übernehmen. Sie bleiben unter Druck fokussiert und handeln souverän, um das Notwendige zu tun. Solche lösungsorientierten Führungspersönlichkeiten finden Sie bei unseren Kunden und hier bei Kepner-Tregoe. Seit über 60 Jahren hat Kepner-Tregoe Tausende von Unternehmen befähigt, Millionen von Problemen zu lösen. Wenn wir einem Hersteller Millionen einsparen, den IT-Service für eine Börse wiederherstellen und Apollo 13 bei der Rückkehr aus dem All helfen können, dann können wir auch Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Wir befähigen Sie und Ihre Teams, Probleme zu lösen.
