Teile aus Mexiko sind nicht lieferbar. Ein Ausbruch stoppt die Produktion. Hygieneprotokolle und Abstandsregeln bestimmen Zeitpläne, Arbeitsbereiche und Arbeitsabläufe. Einige Mitarbeiter fühlen sich am Arbeitsplatz nicht sicher. Anderen fehlt die Kinderbetreuung oder sie befinden sich in häuslicher Quarantäne. Die Nachfrage steigt sprunghaft an oder bleibt aus. Die Barmittel schwinden.
Unternehmen können nur für ein paar Monate im Voraus mit Autorität sprechen. Angesichts der Ungewissheit, da die Pandemie abflacht, nur um dann wieder anzusteigen und die Richtung zu ändern, benötigen Organisationen Wege, um das Unbekannte zu reduzieren oder zumindest damit umzugehen. Es ist ratsam, die aktuelle Situation regelmäßig zu bewerten, um zu verstehen, was vor sich geht, und um zu bestimmen, wie Ihre Bemühungen am besten ausgerichtet werden. Das Arbeitsumfeld nach den wichtigsten Anliegen zu durchsuchen, die Maßnahmen erfordern, ist keine leichte Aufgabe. Aber hier sind drei Aktivitäten, die Ordnung in die heutige Unsicherheit bringen können.
- Listen Sie Themen auf, die Handlungsbedarf erfordern. Welche Probleme müssen wir jetzt angehen? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? Welche Projekte müssen neu bewertet werden? Welche Änderungen sind erforderlich?
Diese Fragen sind Ausgangspunkte für die Diskussion. Letztendlich werden sie zu einer Liste von Problemen, Entscheidungen sowie zukunftsorientierten Bedrohungen und Chancen, die eine Berücksichtigung verdienen.
In aufeinanderfolgenden Befragungen von CFOs von April bis Mitte Juni 2020 berichteten Finanzvorstände über eine wachsende Besorgnis hinsichtlich einer zweiten Covid-19-Welle und sich ändernde Perspektiven. Beispielsweise verdreifachten sich die Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit von April bis Juni, als Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellten, während die Sorgen um die Produktivität der Mitarbeiter in diesem Zeitraum nachließen, da sich die Organisationen an das Homeoffice gewöhnten. Die Veränderungen in den Anliegen der befragten CFOs unterstreichen den Wert einer regelmäßigen Bewertung aktueller Themen und der Anpassung von Prioritäten auf der Grundlage aktueller Informationen, Bedenken und Wahrnehmungen.
- Anliegen trennen und klären. Das Klären von Anliegen fokussiert Maßnahmen. Eine Kombination von Anliegen, die sich als eine einzige Situation darstellen, kann nicht effektiv bewältigt werden.
Es ist notwendig zu prüfen, ob es sich tatsächlich um ein einzelnes Anliegen handelt (die Aktualisierung des Wissensmanagementsystems verspätet sich) oder um eine Zusammensetzung mehrerer Anliegen (der Zugriff von entfernten Standorten benötigt verbesserte Sicherheit, Datenbanken müssen ohne Ausfallzeiten migriert werden usw.). Wenn ein Anliegen ein Komplex aus verschiedenen Themen ist, muss jedes einzelne isoliert und angegangen werden. Die Überlegung, welche Maßnahmen durch ein Anliegen nahegelegt werden, trennt und klärt, was getan werden muss, und hilft bei der Bewertung der relativen Priorität jeder Maßnahme.
Ein Hollywood-Studio, das die Wiederaufnahme der Produktion plant, steht nicht nur vor der Aufgabe, „die letzten drei im März abgebrochenen Drehtage abzuschließen“, sondern vor vielen spezifischen Themen, die priorisiert und angegangen werden müssen. Diese könnten eine Reihe von Fragen umfassen, wie etwa die Sicherstellung der Gesundheit wichtiger, unersetzlicher Schauspieler, das Drehen einer Massenszene, wenn Vorschriften Versammlungen auf 10 Personen beschränken, oder der Ersatz von nicht mehr verfügbarem Equipment.
- Berücksichtigen Sie Ernsthaftigkeit, Dringlichkeit und Wachstumstendenz. Jedes extrahierte Einzelthema hat seine eigenen Merkmale und Ansprüche auf Priorität. In dieser Zeit der Unsicherheit werden sich Prioritäten verschieben.
Da Sicherheitsfragen in Bezug auf Ernsthaftigkeit, Dringlichkeit und Wachstumstendenz am höchsten eingestuft werden, ersetzen sie frühere hochpriorisierte Anliegen, die in der Vergangenheit die Aktivitäten bestimmten (Zeitplanung, Budgets, Marketingpläne usw.). Es erfordert echte Disziplin, aktuelle Prioritäten auf der Grundlage der relativen Ernsthaftigkeit, Dringlichkeit und des wahrscheinlichen zukünftigen Wachstums neu zu setzen – insbesondere wenn ein Anliegen wie Kosten durch Sicherheitsbedürfnisse verdrängt wird. Aber die Ergebnisse sind diese Disziplin wert. Nichts verdeutlicht die Klugheit, aktuelle, rationale Prioritäten zu setzen, besser als die negativen Auswirkungen ihres Fehlens.
Die durch die Pandemie entstandene Unsicherheit erfordert von Unternehmen, sich auf die unmittelbar vor ihnen liegenden Tage und Wochen zu konzentrieren. Es ist schwierig, mehr als zwei bis drei Monate im Voraus zu planen.
Unsicherheitsmanagement erfordert häufige Bewertungen aktueller Anliegen auf der Grundlage relevanter Informationen und kooperative Priorisierungen. Auch wenn es sich wie eine Ablenkung anfühlen mag, wird die Durchführung von Situationsanalysen die Ressourcen effektiv fokussieren und die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Ergebnisse verringern, die die Nachhaltigkeit und den Erfolg des Unternehmens beeinträchtigen.
Über Kepner-Tregoe
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