Seit Jahren nennen Menschen „die in Meetings verbrachte Zeit“ als ihre größte Beschwerde am Arbeitsplatz. Zu oft haben Meetings keinen klar definierten Zweck, die falschen Personen nehmen teil, und dieselben Ergebnisse hätten auch ohne Meeting erreicht werden können. Wie oft haben Sie an einem Meeting teilgenommen, das zwischen Themen hin- und herspringt, scheinbar endlos dauert und sich eher auflöst als endet – mit unklaren nächsten Schritten?
Gute Projektmeetings – ob persönlich, telefonisch oder online – müssen die Zeit der Teilnehmenden respektieren, indem sie relevant, gut geplant und sorgfältig durchgeführt werden. Die Kosten eines Meetings – vor Ort oder virtuell – können höher sein als der Wert der verlorenen Zeit und der entgangenen Chancen durch die Teilnahme. Dabei ist die Zeit für Planung, Durchführung und Nachbereitung noch nicht einmal berücksichtigt.
Bevor Sie ein Projektmeeting ansetzen, stellen Sie sich diese vier Fragen:
1. Welche Bedenken haben Sie hinsichtlich der Durchführung des Meetings? Antworten können Ihnen helfen, eine Agenda zu entwickeln und festzulegen, wer teilnehmen und wer das Meeting leiten sollte. Wenn Sie Bedenken frühzeitig betrachten, lassen sich Probleme lösen, die den Erfolg des Meetings gefährden würden.
2. Welche Bedenken müssen im Meeting adressiert werden? Antworten zeigen, welche Themen im Meeting zu lösen oder zu bewerten sind. Halten Sie die Bedenken fest, um die Klärung nachzuverfolgen. So kann ein Meeting beispielsweise zu einem bestimmten Arbeitspaket stattfinden oder ein Risiko adressieren, das das gesamte Projekt bedroht.
3. Was möchten Sie angesichts Ihrer Bedenken im Meeting erreichen? Die Antworten zeigen das primäre Meetingziel – das konkrete Hauptziel, das Sie in einem Meeting erreichen möchten – sowie sekundäre Ziele. Das fokussiert das Meeting und bestimmt, wie es am besten durchzuführen ist.
4. Wer sollte angesichts dessen, was Sie erreichen möchten, teilnehmen? Auch wenn Einbindung entscheidend ist, um das Commitment der Beteiligten für Ihr Projekt zu gewinnen, gibt es Möglichkeiten, einige Projektbeteiligte einzubeziehen, ohne dass sie teilnehmen müssen. Setzen Sie sie in den Verteiler des Protokolls, bitten Sie sie, an einem Teil des Meetings teilzunehmen, informieren Sie sie anschließend persönlich, und so weiter.
Indem Sie diese Fragen stellen und beantworten, können Sie eine Meeting-Agenda erstellen, die den Teilnehmenden hilft, sich im Voraus vorzubereiten und während des Meetings auf Kurs zu bleiben. Unsere Kunden führen Verbesserungen in der Projektarbeit häufig auf bessere Projektmeetings zurück. Wenn Teilnehmende erkennen, dass Meetings produktiv und relevant sind und sich nicht endlos in die Länge ziehen, nehmen sie gerne teil und profitieren von der Mitwirkung.
