Wie oft haben Sie schon an einem Meeting teilgenommen, in dem Diskussionen geführt und Entscheidungen abgewogen wurden, aber letztlich nichts erreicht wurde? Erschwerend kommt hinzu, dass unsere globale Wirtschaft Meetings über Zeitzonen hinweg ausdehnen kann, während Matrixorganisationen eine vielfältige Beteiligung über verschiedene Funktionen hinweg erfordern.
Alle Meetings, ob persönlich, telefonisch oder online, stehlen Zeit von anderen Aufgaben. Daher ist es entscheidend, das Beste aus der investierten Zeit herauszuholen.
Um Meetings effizient zu gestalten, nutzen viele Unternehmen die Konzepte der Kepner-Tregoe Situationsanalyse (SA) als Organisationswerkzeug. Dieser klassische KT-Prozess wird verwendet, um Situationen in handlungsrelevante und priorisierte Komponenten zu zerlegen. Auf die Planung von Meetings angewandt, fokussiert die SA die Aktivitäten so, dass Informationen geteilt und Maßnahmen ergriffen oder zugewiesen werden können.
Unsere Kunden nutzen die SA zur Planung von Meetings, um deren Effektivität drastisch zu steigern und gleichzeitig den Zeitaufwand zu senken.
Nutzen Sie diese einfachen, bewährten Schritte des SA-Prozesses, bevor Sie Ihr nächstes Meeting ansetzen.
1. Anliegen identifizieren
Diese Aktivität liefert den Kern für Ihre Agenda und die Gründe, warum Sie sich überhaupt zusammenfinden. Um Anliegen zu identifizieren und Ihre Agenda zu gestalten, stellen Sie Fragen wie:
- Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
- Welche Pläne sollten umgesetzt werden?
- Welche Änderungen sind zu erwarten?
- Welche Chancen bestehen?
- Welche Abweichungen treten auf?
- Was beunruhigt uns in Bezug auf …?
2. Anliegen trennen und klären
Es ist an der Zeit, konkret zu werden und Ihre Agenda so zu fokussieren, dass jeder jedes Thema versteht. Schauen Sie sich die aufgelisteten Anliegen an und fragen Sie:
- Was meinen wir mit …?
- Was genau ist …?
- Was beschäftigt uns sonst noch in Bezug auf …?
- Welche Belege haben wir dafür, dass …?
Diese Fragen präzisieren die Anliegen, damit sie verstanden werden und bearbeitbar sind. An diesem Punkt können Sie feststellen, ob ein Anliegen eine Entscheidung, eine Problemlösung, eine Risikoabwägung usw. erfordert. Das Trennen und Klären fokussiert die Meeting-Aktivitäten und alle weiteren Arbeitsschritte.
Sobald Sie Ihre Anliegen identifiziert, getrennt und geklärt haben, überdenken Sie die Notwendigkeit des Meetings und den Teilnehmerkreis. Können Sie Ihre Anliegen auf anderem Weg klären? Wer muss teilnehmen und wer nicht?
3. Priorität festlegen
Nachdem Sie die Anliegen identifiziert und geklärt haben, ist es an der Zeit, sie zu priorisieren. Da jeder bis an die Grenzen belastet ist und zu viele Dinge gleichzeitig jonglieren muss, ist es wichtig zu identifizieren, was auf Ihrer Agenda am wichtigsten ist. Dies sind die wenigen kritischen Punkte, die keinesfalls vernachlässigt werden dürfen. Lassen Sie sich bei der Priorisierung von Fragen wie diesen leiten:
- Wie und wann wird sich die Tragweite ändern, wenn das Problem ungelöst bleibt?
- Welche Belege haben Sie?
- Welches Anliegen verschlimmert sich am schnellsten?
- Wann ist die Frist … wann fangen wir an?
- Wann würde eine Lösung schwierig, teuer, unmöglich oder schlichtweg bedeutungslos werden?
- Welches Anliegen wird später am schwierigsten zu lösen sein?
Um Meetings effizienter zu gestalten, konzentrieren Sie sich auf Anliegen mit hoher Priorität. Überlegen Sie, ob solche mit niedrigerer Priorität außerhalb des Meetings behandelt werden können. Einige sind vielleicht so unbedeutend, dass sie jetzt oder gar nicht beachtet werden müssen. Die Konzentration auf die kritischen Themen hilft dem Team, auf Kurs zu bleiben und Ablenkungen zu vermeiden, die Zeit verschwenden.
Mit diesen geklärten und priorisierten Anliegen haben Sie eine Agenda, die sich auf wichtige Themen konzentriert, und Sie können besser bestimmen, wer an Ihrem Meeting teilnehmen sollte. Das Anliegen mit der höchsten Priorität wird Ihr primäres Meeting-Ziel sein. Verfeinern Sie Ihre Agenda, indem Sie die Zeit schätzen, die Sie für jeden Punkt benötigen, und prüfen Sie, ob es Gründe gibt, die Themen in einer anderen als der Prioritätsreihenfolge zu bearbeiten. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch festlegen, ob Vorarbeiten, Materialien oder Anweisungen vor dem Meeting angefordert werden sollten.
Diese drei Schritte der Situationsanalyse – Anliegen identifizieren, Anliegen trennen und klären, Priorität festlegen – sind eine kleine Vorab-Investition an Zeit und Reflexion, die große Ergebnisse liefern kann. Kunden berichten, dass sie in Meetings nicht nur mehr erreichen, sondern auch feststellen, dass die Teilnehmer eher bereit sind, an einem gut geplanten, zielgerichteten Meeting teilzunehmen und die Verantwortung für die Lösung von Problemen zu teilen.
