„Es ist schwierig, Vorhersagen zu treffen, insbesondere über die Zukunft.“ (Verschiedentlich Mark Twain, Yogi Berra, Niels Bohr, Samuel Goldwyn u. a. zugeschrieben.)
Stellen Sie sich vor, Sie brechen zu einem Abenteuer auf – vielleicht bringen Sie ein Produkt auf den Markt, installieren eine Anlage, starten einen Fertigungslauf oder fahren in den Urlaub. Trotz der inhärenten Wahrheit des einleitenden Zitats erfordert es, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um das Abenteuer auf Kurs zu halten, Vorhersagen darüber zu treffen, was schiefgehen könnte. Ob Sie Potenzielle Problemanalyse (Potential Problem Analysis), Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA), Fehlerbaumanalyse, Ursache-Wirkungs-(Ishikawa-)Diagramme oder eine ihrer Ableitungen verwenden: Wir können unsere Vorhersagen und die Auswahl von Maßnahmen verbessern, indem wir 1) berücksichtigen, was wir wissen, 2) kleine Teilbereiche bearbeiten und 3) den Fokus auf Kunden legen. Das SIPOC-Modell (Suppliers, Inputs, Process, Outputs und Customers) bietet einen Rahmen, um diese Informationen sichtbar zu machen und die Analyse zu erleichtern.
Berücksichtigen Sie, was Sie wissen
Auch wenn „Vergangene Ergebnisse keine Garantie für zukünftige Ergebnisse sind“, ist die Vergangenheit alles, was wir kennen können. Je relevanter die Fakten sind, mit denen wir starten, desto besser werden unsere Vorhersagen und unsere Auswahl an Maßnahmen. Daher sollten wir beim Risikomanagement zunächst Folgendes dokumentieren: 1) das gewünschte Ergebnis (Output), 2) die Kunden, 3) den Prozess oder das Projekt, 4) die Inputs und 5) die Lieferanten. Ein SIPOC für einen Urlaub in North Carolina (Start in New Jersey) könnte beispielsweise so aussehen.
Wir managen Risiken, indem wir präventive Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Outputs unserer Prozesse oder Projekte unsere Kunden zufriedenstellen, indem wir Notfallmaßnahmen planen, um die Auswirkungen zu verringern, wenn dies nicht der Fall ist, und indem wir Auslöser festlegen, um die Erkennbarkeit potenzieller Probleme zu erhöhen. Je relevantere Fakten wir zu Beginn haben, desto angemessener wird unsere Auswahl an Maßnahmen sein.
Kleine Teilbereiche bearbeiten
Wenn unsere Projekte oder Prozesse viele Lieferanten, Inputs, Prozess- oder Projektschritte, Outputs und Kunden umfassen, gibt es viele Risiken und relevante Fakten zu berücksichtigen. Ist das der Fall, führt der Versuch, alle Variablen in einer einzigen Analyse zu bewerten und zu steuern, zu unnötiger Komplexität und kann ineffiziente oder unwirksame Reaktionen nach sich ziehen. Natürlich sind letztlich alle Variablen und Risiken miteinander verbunden, aber nicht alle erfordern zwangsläufig Aufmerksamkeit – und diejenigen, die es tun, benötigen möglicherweise unterschiedliche Reaktionen. Sobald wir also das Gesamtbild verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, in die Details des Projekts oder Prozesses einzutauchen und es weiter in konkrete Maßnahmen oder Schritte zu zerlegen. Ein Urlaub in North Carolina könnte wie folgt aufgeschlüsselt werden:
Wenn Sie sich zu Beginn die Zeit nehmen, die konkreten Maßnahmen bzw. Schritte des Prozesses oder Projekts und die Beziehungen zwischen ihnen zu verstehen, fällt es leichter zu priorisieren, welche davon unsere Aufmerksamkeit erfordern. Mit diesem Wissen können wir dann festlegen, welche Variablen zu adressieren sind, und entscheiden, für welche davon präventive Maßnahmen, Notfallmaßnahmen und welche Auslöser einzurichten sind.
Fokus auf Kunden
Letztlich ist Risikomanagement nur dann erfolgreich, wenn wir am Ende unsere Kunden zufriedenstellen – das können wir selbst oder andere sein. Beim Risikomanagement liegt es in der menschlichen Natur, den Schwerpunkt darauf zu legen, zu verhindern, dass unsere Lieferanten, Inputs und Prozesse Probleme verursachen. Doch manchmal reichen unsere besten Bemühungen nicht aus. Dann müssen wir Notfallmaßnahmen planen, um zu mindern, und Auslöser festlegen, um die Erkennbarkeit zu erhöhen, falls unsere Outputs unsere Kunden nicht zufriedenstellen. Der Risikoplan für die Fahrt nach North Carolina umfasst sowohl präventive Maßnahmen, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen, als auch Notfallmaßnahmen, um potenzielle Probleme und deren Auswirkungen zu mindern, sowie Auslöser, die uns anzeigen, wann wir diese ergreifen müssen.
Auch wenn es in der menschlichen Natur liegt, sich auf Maßnahmen zu konzentrieren, die verhindern, dass unsere Lieferanten, Inputs und Prozesse potenzielle Probleme verursachen, müssen wir akzeptieren, dass es unvermeidlich ist, dass unsere Outputs unsere Kunden manchmal nicht zufriedenstellen. Wenn das passiert, müssen wir es schnell erkennen und ebenso schnell mit Maßnahmen reagieren können, um den entstandenen Schaden auszugleichen und seine Ausbreitung zu minimieren.
Ziel des Risikomanagements ist es, präventive Maßnahmen zu ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass unsere Outputs unsere Kunden nicht zufriedenstellen, Notfallmaßnahmen zu planen, um die Auswirkungen zu reduzieren, falls wir scheitern, und Auslöser festzulegen, um die Erkennbarkeit zu erhöhen. Um die geeignetsten Maßnahmen auszuwählen, sollten wir 1) berücksichtigen, was wir wissen, 2) kleine Teilbereiche bearbeiten und 3) den Fokus auf Kunden legen. Das SIPOC-Modell zu nutzen, um diese Informationen sichtbar zu machen, ist eine Möglichkeit, eine gründliche Betrachtung und eine wirksame Analyse aller Variablen sicherzustellen.
