Meetings aktiv zu genießen, mag etwas übertrieben sein, aber leider wurden sie (noch!) nicht abgeschafft, also muss es einen Grund geben, sie weiterhin abzuhalten.
Meetings erfüllen eine wichtige Rolle, um unterschiedliche Teams zusammenzuhalten – insbesondere jetzt, da viele von uns an das Remote-Arbeiten gewöhnt sind und diese kleinen „Was gibt’s bei Ihnen zum Mittagessen?“‑Gespräche nicht mehr haben, die früher unseren Tag belebt haben.
Wie können wir also sicherstellen, dass virtuelle Meetings nicht im Chaos enden?
Hier sind einige wichtige Tipps von unseren Beratern.
Moderieren
Bestimmen Sie sowohl einen Moderator als auch einen Protokollanten. Eine Person kann beides übernehmen, aber das erfordert etwas Übung. Die Rolle des Moderators ist wichtig, um die Dinge in Gang zu halten, und kann Zeit erfordern, um sie zu beherrschen. Hier sind einige Tipps:
- Lösen Sie sich vom Inhalt. Stellen Sie sich vor, Sie seien ein Berater, als wären Sie emotional überhaupt nicht in den Inhalt involviert. Sie „sitzen das Meeting“ fast aus. Lassen Sie die anderen sprechen und beobachten Sie, wie das Meeting verläuft.
- Achten Sie auf erhobene Hände und reagieren Sie tatsächlich darauf – nichts ist frustrierender, als eine halbe Stunde lang eine virtuelle Hand erhoben zu haben, die ignoriert wird.
- In einer größeren Gruppe können Sie eine „10‑Sekunden‑Regel“ einführen. Alle vereinbaren im Voraus, nach 10 Sekunden aufzuhören zu sprechen – so, als wäre das, was sie sagen, ein Tweet.
- Beachten Sie den Chat und reagieren Sie darauf. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, dass der Punkt gelesen und notiert wurde, und stellen Sie sicher, dass Fragen beantwortet werden. Wenn Leute chatten, könnte es sein, dass sie das Gefühl haben, nicht zu Wort zu kommen, und deshalb auf den Chat ausweichen – ein weiterer Punkt zum Nachdenken!
Halten Sie es visuell
Die meisten Menschen sind eher visuelle Wesen. Es hilft, die Diskussion visuell festzuhalten, während sie stattfindet. Das muss nichts Ausgefallenes sein – selbst ein per Bildschirmfreigabe geteiltes Word-Dokument reicht völlig aus. Worte auf dem Bildschirm zu sehen, ermöglicht es den Teilnehmern, fokussiert zu bleiben, und es kann unglaublich nützlich sein, einen Überblick über das Gespräch zu haben, während es sich entwickelt.
Die Schwafler stoppen
Menschen, die abschweifen – was oft der Autor ist! – bringen (ehrlich) einen Punkt vor. Manchmal können sie ihn selbst jedoch nicht klar erkennen. Im Grunde „denken sie laut“. Eine Möglichkeit, damit umzugehen, besteht darin, den besten Teil dessen zusammenzufassen, was sie gesagt haben.
Versuchen Sie nicht, dass Voreingenommenheit Sie daran hindert, allen richtig zuzuhören, selbst dieser Person, die immer eine halbe Stunde lang spricht. Denken Sie daran: Sie wissen noch nicht, was sie sagen wird!
Eine Technik, um das Schwafeln zu stoppen, besteht auch darin, die Erwartung zu setzen, dass Sie die Runde machen werden und jeder zu Wort kommen wird. Diese Technik stellt auch sicher, dass ruhigere oder weniger selbstbewusste Personen sprechen können. Mehr dazu weiter unten.
Nun zum KT-Teil. Warum sind wir eigentlich hier?
Falls Sie mit Kepner-Tregoe vertraut sind, und selbst wenn nicht, setzen Sie sich die Absicht, den eigentlichen Zweck des Meetings im Voraus festzulegen.
Der Zweck des Meetings könnte sein: Probleme verstehen, etwas entscheiden, ein Problem lösen, einen Plan erstellen, Prioritäten setzen und natürlich für rein soziale Zwecke.
Team-Meeting-Situationsanalyse
Hier ist ein nützliches Format, das lose auf der KT-Situationsanalyse basiert (ein Prozess zur Entwirrung komplexer Probleme und widersprüchlicher Prioritäten). Wenn Sie sich die untenstehende Tabelle als Beispiel ansehen, besteht die Idee darin, zunächst die Runde zu machen, nur für die erste Spalte, d. h. jeder nennt einfach ein Anliegen, ohne es näher auszuführen.
Gehen Sie dann die Gruppe noch einmal durch, um die Informationen für die zweite Spalte zu ergänzen, sodass die Person, die das Thema unten eingebracht hat, nun allen erklärt, warum es wichtig ist. Legen Sie anschließend die Priorität für jedes Thema fest. Entscheiden Sie schließlich über den nächsten Schritt für jedes Thema. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine Spalte für „wer“ und „bis wann“ hinzufügen.
Den Prozess dynamisch zu halten, hält die Teilnehmer auch auf Trab. Wenn die Gruppe weiß, dass sie sehr bald einen Beitrag leisten wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie abschaltet oder ihre E-Mails checkt. Es stellt auch sicher, wie wir oben angesprochen haben, dass jeder gleich viel Redezeit bekommt.
| Was gibt es? (Anliegen auflisten) | Warum ist das wichtig? (Klären) | Welche Priorität? | Was als Nächstes? |
|---|---|---|---|
| Ich habe 40 offene Fälle ** | Ich bin gestresst. Kunden erhalten keine Rückmeldung innerhalb des SLA .. | H | Diese Woche an den 5 ältesten Fällen arbeiten. Bis Geschäftsschluss morgen jeweils 2 Fälle an jeden Kollegen übergeben. |
| Nächstes Problem .. usw. |
** Erste Spalte fertigstellen, bevor mit der nächsten begonnen wird
Für weitere Tipps, wie die Situationsanalyse Ihnen helfen kann, sich verständlich zu machen und Anliegen effektiv zu teilen, sehen Sie sich diesen kurzen Webcast mit Andrew Vermes, Senior Consultant bei KT, an.
Selbstwahrnehmung
Der letzte Tipp ist etwas schwieriger, da dies ein sehr individuelles Thema ist. Eine Frage, die wir uns jedoch alle stellen können, lautet: „Warum rede ich hier eigentlich wirklich?“
Oft sprechen wir nicht wirklich, um zur Diskussion beizutragen, sondern wir wünschen uns eine Art Bestätigung oder Zustimmung zu unseren Ideen. Ein anderes Mal beschweren wir uns mehr oder weniger einfach. Und manchmal wollen wir einfach „etwas sagen“, nur um etwas gesagt zu haben.
Es kann sehr hilfreich sein, sich zu überlegen, welche Art von „virtueller Teammeeting-Persönlichkeit“ wir haben und wie wir uns verbessern können.
Wir hoffen, Sie fanden diese Tipps nützlich, und wir wünschen Ihnen in Zukunft effektivere, effizientere und angenehmere Meetings!
