Zwischen Schulung und Unternehmensleistung
Wenn Schulungsziele mit der Mitarbeiterleistung verknüpft sind, scheint der Sprung zur Verbesserung der Unternehmensleistung klar zu sein. Doch allzu oft stockt der Fortschritt und neue Fähigkeiten werden zu wenig genutzt oder ignoriert, wenn die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Basierend auf über vier Jahrzehnten Erfahrung bei der Unterstützung von Organisationen zur Leistungsverbesserung durch Schulungen haben wir sechs zentrale Maßnahmen identifiziert, die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich zu verändern und neue Fähigkeiten anzuwenden. Die Umsetzung dieser Maßnahmen kann dazu beitragen, den Erfolg jedes guten Schulungsprogramms sicherzustellen, indem der Weg von der Schulung zur verbesserten Unternehmensleistung geebnet wird.
1. Erwartungen festlegen, bevor die Schulung beginnt
Mitarbeiter werden für einen Workshop angemeldet und kennen Datum und Uhrzeit des Beginns. Aber wissen sie auch, was sie erwartet, wie sie sich vorbereiten sollen oder wie das Gelernte für ihre Arbeit relevant ist?
Ein Pharmahersteller verfolgte einen direkten Zusammenhang zwischen dem Festlegen von Schulungserwartungen und dem Erreichen von Ergebnissen. Das Unternehmen hatte ein Warnschreiben der FDA erhalten, in dem der Rückstand offener Untersuchungen und das Versäumnis, konsequent die Grundursache zu ermitteln, genannt wurden. Eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern durchlief unser Train-the-Trainer-Programm, um Programmleiter zu werden, die zertifiziert sind, unsere Workshops durchzuführen und Programme für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zu moderieren. Zunächst führten die Programmleiter Workshops für alle Mitarbeiter durch, die am Verfassen von Untersuchungen beteiligt waren. Darauf folgten moderierte Programme für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen unter Verwendung der in den Workshops erlernten Fähigkeiten zur Fehlersuche.
In einer Einrichtung führten die Programmleiter auch einstündige Vorbesprechungen durch, die Erwartungen für die Workshop-Teilnehmer festlegten. Diese Einrichtung übertraf alle anderen bei der Reduzierung des Rückstands und beim Auffinden der Grundursache. Darüber hinaus übertrafen die Abteilungen in dieser leistungsstarken Einrichtung, in denen Führungskräfte an den Vorbesprechungen teilnahmen, die Abteilungen, in denen keine Führungskräfte an den Vorbesprechungen teilnahmen.
Sich die Zeit zu nehmen, Erwartungen festzulegen und Unterstützung durch das Management zu bieten, bevor die Schulung beginnt, hilft den Lernenden zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie die Schulung mit ihrer Arbeit zusammenhängt. Die Beteiligung des Managements zeigt, dass die Organisation sich der Schulung verpflichtet fühlt und sie als hohe Priorität betrachtet.
2. Coaching zur Unterstützung des Erfolgs bereitstellen
Viele Organisationen erkennen an, dass die Anwendung neuer Fähigkeiten in einem schnelllebigen, alltäglichen Arbeitsumfeld entmutigend sein kann. Ein guter Coach oder Moderator kann diesen Übergang erleichtern. Nach unserer Schulung zur Fehlersuche wenden sich unsere Kunden häufig an uns oder an ihre internen Trainer, um diese Funktion zu übernehmen. Coaches können Mitarbeiter anleiten, während sie ihre Fähigkeiten am Arbeitsplatz anwenden, und sicherstellen, dass die Fähigkeiten korrekt eingesetzt werden. Bei der Problemlösung sollten Moderatoren eine Moderation strukturieren, bevor sie beginnt, die Teilnehmer leiten, während sie sich mit wichtigen Themen auseinandersetzen, und dann nachfassen, bis das Problem gelöst ist. Ergänzende Schulungen können Trainern helfen, fortgeschrittene Coaching- und Moderationsfähigkeiten zu entwickeln.
Eine Krankenversicherungsgesellschaft erweiterte die Schulung um Coaching zur Unterstützung von Leistungszielen. Nach der Erweiterung ihrer IT-Infrastruktur begann das Unternehmen, Datenmanagement-Verträge zu akquirieren, um diese neue Kapazität zu nutzen. Mit dem Wachstum des Geschäfts entstand ein Bedarf an verbesserten Fähigkeiten in Problemlösung, Entscheidungsfindung und Projektmanagement. Mitarbeiter wurden als Programmleiter geschult und zertifiziert, um unsere Workshops zur Kompetenzentwicklung zu unterrichten. Während der Schulung halfen die Programmleiter den Workshop-Teilnehmern, neue Fähigkeiten auf IT-bezogene Probleme und Projekte anzuwenden, und folgten dann nach dem Unterricht mit ihnen nach.
Innerhalb der IT-Gruppe entwickelten die Programmleiter einen Ruf dafür, bei der effektiven Lösung von Problemen und Planung von Projekten zu helfen – was sich in der gesamten Organisation verbreitete. Als andere Gruppen begannen, ihre Coaching-Hilfe anzufordern, wurden viele der Programmleiter neu eingesetzt, um über 50 % ihrer Zeit damit zu verbringen, andere zu coachen und zu moderieren, damit diese besser arbeiten. Mitarbeiter wurden geschult, um Coaches zu ersetzen, die in andere Positionen befördert werden oder das Unternehmen verlassen. Für die Coaches und die Kollegen, denen sie helfen, ist es lohnend, effektiver zu arbeiten und gute Leistungen zu erbringen. Für das Unternehmen konzentriert das Coaching-Programm Ressourcen auf die wichtigsten Probleme und Projekte, die die bedeutendsten Ergebnisse erzielen.
Ein kritischer Faktor für den Leistungserfolg, den Coaches bieten können, ist Feedback. Menschen benötigen Feedback, wenn sie sich verbessern sollen. Übung macht dauerhaft; Feedback macht perfekt. Coaches können Feedback nutzen, um Anwendungsfehler in Echtzeit zu beheben, wenn sie Einzelpersonen oder eine Gruppe leiten. Oder sie können eine kurzfristige Überwachung durchführen, wenn sie unabhängig erstelltes Material überprüfen. Coaches geben Lernenden die Möglichkeit, ihre Arbeit zu korrigieren und aus ihren Bemühungen zu lernen. Außerdem ermutigt positives Feedback für gut geleistete Arbeit andere, den zusätzlichen Aufwand und das Risiko einzugehen, eine neue Fähigkeit anzuwenden.
3. Nachweis der Anwendung neuer Fähigkeiten verlangen
Sobald Menschen eine Schulung erhalten haben, sind sie bereit, die Ideen anzuwenden. Aber sie wissen möglicherweise nicht, dass sie die Möglichkeit haben, Dinge anders zu tun, insbesondere wenn sie von anderen umgeben sind, die ihre neuen Fähigkeiten nicht teilen.
Ingenieure in einer Erdölraffinerie zögerten, unseren Prozess zur Fehlerbehebung nach Abschluss unseres Workshops anzuwenden. Der Prozess erforderte von ihnen, hinauszugehen und den Anlagenfahrern Fragen zu stellen. Sie waren es nicht gewohnt, den Anlagenfahrern Fragen zu stellen, da sie „eigentlich wissen sollten, was los war“. Sie dachten, die Anlagenfahrer würden sie auslachen.
Führungskräfte überwanden dies, indem sie die Erwartung festlegten, dass die Teilnehmer während des Unterrichts mit spezifischen Fehlersuche-Anwendungen beginnen und diese dann am Arbeitsplatz abschließen müssten. Führungskräfte forderten Statusberichte an, gaben den Teilnehmern genügend Zeit, ihre Anwendungen abzuschließen, und ließen sie die Ergebnisse ihrer Arbeit präsentieren.
Die Schulung brachte sofortige Vorteile. Ein Teilnehmer hatte sich entschieden, an einem Anstieg des Dichtungsverschleißes zu arbeiten – Dichtungen verschlissen schneller als in der Vergangenheit. Einige Kollegen dachten, dies sei vielleicht nicht sehr wichtig; das Ersetzen von Dichtungen ist eine Unannehmlichkeit, aber es gehört zum Geschäft. Die Analyse deckte jedoch auf, dass eine Explosion, die sich in der jüngeren Vergangenheit ereignet hatte, körniges Material gelockert hatte, das sich durch das System arbeitete. Die nächste Frage lautete: Wo könnte sich dieses Material noch befinden? Die Antwort war in einem wichtigen, aber selten genutzten Teil der Anlage, der in Kürze in Betrieb genommen werden sollte. Hätten sie nicht neue Fähigkeiten angewendet, Fragen gestellt und die wahre Ursache des Dichtungsverschleißes gefunden, wäre diese Leitung in dem Moment ausgefallen, in dem sie am dringendsten benötigt wurde.
Lernende zu verpflichten, Hindernisse am Arbeitsplatz zu überwinden und ihre Anwendung neuer Fähigkeiten zu demonstrieren, beschleunigt den Übergang von der Schulung zur Anwendung, integriert Fähigkeiten in den Arbeitsablauf und beschleunigt die Rendite der Schulungsinvestition.
4. Ein Arbeitsumfeld schaffen, das die Anwendung neuer Fähigkeiten unterstützt
Wenn das Arbeitsumfeld die Anwendung neuer Fähigkeiten erschwert, werden Schulungsgelder verschwendet. Programmleiter in einem Fertigungswerk hatten viele Mitarbeiter geschult, aber niemand wendete den in der Schulung erlernten Fehlersuche-Prozess konsequent an. Dies wurde dem Werksleiter deutlich, als er eine Gruppe von Bedienern beobachtete, die an einer defekten Maschine standen und mögliche Ursachen diskutierten. Er rief sie in einen Konferenzraum und bat einen Programmleiter, sie durch den Prozess zu führen, um das Problem anzugehen. Innerhalb einer halben Stunde war das Problem gelöst.
Eine Woche später beobachtete er dieselbe Gruppe von Bedienern, die an einer Maschine standen und zu möglichen Ursachen sprangen, ohne Fortschritte bei der Lösung eines anderen Problems zu machen, das sich entwickelt hatte. Seine erste Reaktion war, einen Auffrischungskurs anzubieten, weil er wusste, dass der Prozess funktionierte, wenn die Leute ihn nutzten. Bei näherer Betrachtung erkannte er, dass dies nicht die angemessene Reaktion war – die Crew hatte ihre Schulung eine Woche zuvor erfolgreich angewendet. Der Unterschied bestand darin, dass der Manager in der Woche zuvor klar kommuniziert hatte, dass er wollte, dass sie den neuen Fehlersuche-Prozess anwenden, einen Moderator bereitstellte und ihnen ein geeignetes Arbeitsumfeld gab.
Der Manager ergriff Maßnahmen. Er stellte den Programmleitern Moderationsschulungen zur Verfügung, sodass für jeden Betriebsbereich immer einer verfügbar war. Er legte die Erwartung fest, dass der Prozess nach höchstens 20 Minuten Ausfallzeit angewendet werden sollte. Schließlich stellte er einen eigenen Arbeitsbereich mit Logbüchern, Staffeleien, Whiteboards und Kaffee zur Verfügung. Innerhalb von zwei Monaten waren Moderatoren geschult, die neuen Fähigkeiten wurden angewendet und die Ausfallzeit wurde erheblich reduziert.
Ein geeignetes Arbeitsumfeld kann virtuell sein. Nach Abschluss der Projektmanagement-Schulung verlassen sich Projektmanager bei vielen unserer Kundenorganisationen auf ein Projektmanagement-Büro, das sie unterstützt. Zusätzlich zur Bereitstellung von Projekt-Governance für die Organisation kann dieses virtuelle Büro Projektunterstützung mit Intranet-basierten Projektwerkzeugen, einem zentralen Repository zum Austausch von Projektdokumentation und Zugang zu Coaching-/Moderationsunterstützung per E-Mail und Telefon bieten.
5. Neue Fähigkeiten in Routineaktivitäten integrieren
Schulung ist eine wichtige Ressource, wenn die Möglichkeit besteht, dass Menschen hervorragende Leistungen erbringen. Dies wird erreicht, indem klare Prioritäten dafür gesetzt werden, wie und wann die Schulung angewendet werden soll. Die in der Schulung erlernten Fähigkeiten müssen zur Regel und nicht zur Ausnahme werden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Absicht der Schulung in den täglichen Betrieb und in Formulare zu integrieren.
Ein Stahlhersteller stellte die Schulung und Gelegenheit bereit, die erforderlich waren, um ein Werk erfolgreich zu transformieren, das ein potenzieller Kandidat für die Schließung war. Nachdem alle Mitarbeiter des Werks Schulungen in Problemlösung, Entscheidungsfindung, Situationsbeurteilung und Risiko-/Chancenmanagement erhalten hatten, nutzte das Management Schichtwechsel-Besprechungen, um Erwartungen darüber festzulegen, was die Mitarbeiter im Verlauf der nächsten Schicht angehen mussten. In der Vergangenheit war dies so geschehen, dass der ausscheidende Schichtleiter hastig Notizen kritzelte, die sein eingehender Kollege entziffern musste. Jetzt leiteten die ausscheidenden Schichtleiter, die die bestehende Situation verstanden, die sie hinterließen, Schichtwechsel-Besprechungen, an denen die ausscheidenden und eingehenden wichtigsten Schichtbediener und wichtige Unterstützungsmitarbeiter teilnahmen. Die Besprechungen fanden in einem Arbeitsraum mit Tischen und Stühlen statt, in den fehlerhafte Produkte gebracht und gezeigt werden konnten.
Im Laufe von achtzehn Monaten verbesserte sich das Werk in allen Kennzahlen um 30 % und stieg vom letzten auf den ersten Platz auf. Der Divisionsleiter veranlasste Besuche anderer Werksleiter zur Besichtigung. Während eines dieser Besuche fragte ein skeptischer Werksleiter einen der Schichtkoordinatoren des Werks, was er von den Schichtwechsel-Besprechungen halte. Er sagte: „Ich hasse sie, aber ich würde nie wieder zur alten Arbeitsweise zurückkehren.“ Die neuen Fähigkeiten waren in die Arbeitsabläufe integriert worden, was manchmal mühsam war, aber die Ergebnisse waren beeindruckend.
Ein weiterer unserer Pharmakunden, der ebenfalls auf FDA-Bedenken hinsichtlich der Art und Weise reagierte, wie sie Untersuchungen durchführten, schulte Ermittler und Moderatoren und legte dann Erwartungen für die Anwendung ihrer neuen Fähigkeiten fest, indem er sie in SOPs integrierte. Vertreter aus Qualität und Betrieb strafften die Problemlösung, indem sie die Entscheidungsanalyse in die SOPs integrierten, die regeln, wie Abweichungen behandelt werden. Sie reduzierten die Zykluszeit zum Abschluss von Untersuchungen, indem sie Situationsbeurteilung und Problemanalyse in die SOP integrierten, die das Verfassen von Untersuchungen regelt. Der Fertigungsdirektor stellte fest, dass die neuen SOPs die Zeit, die er mit der Überprüfung von Untersuchungen verbrachte, von über einer Stunde auf unter fünfzehn Minuten reduzierten. Darüber hinaus stiegen die Erstgenehmigungsraten von Untersuchungen erheblich.
Bei entsprechenden Ressourcen und Gelegenheiten werden Menschen hervorragende Leistungen erbringen. Ein gutes Schulungsprogramm muss durch angemessene Möglichkeiten unterstützt werden, die in der Schulung erlernten Fähigkeiten anzuwenden. Die Erfahrung zeigt, dass die Beteiligung des Managements, klare Erwartungen, ein unterstützendes Umfeld und ein gut integriertes Programm die Verbindung von guter Schulung zu echter Verbesserung der Unternehmensleistung stärken können.
6. Fortlaufende Anwendung neuer Fähigkeiten überwachen
Ihre Mitarbeiter haben eine Schulung erhalten und begonnen, die Ideen anzuwenden. Aber wie ermutigen Sie sie, diese auch in Zukunft weiter anzuwenden?
Ein großer Lebensmittelhersteller initiierte ein Programm, das die Anwendung neu erworbener Fähigkeiten zu den Scorecards seiner Mitarbeiter hinzufügte. Führungskräfte verlangten jedes Quartal eine dokumentierte Anwendung der neuen Fähigkeiten. Auf diese Weise legten Führungskräfte Erwartungen für die Teilnehmer fest und versorgten sie mit selbstregulierendem Feedback. Geschulte Moderatoren wurden bereitgestellt, um Mitarbeitern zu helfen, ihre Schulung anzuwenden und Scorecard-Anforderungen zu erfüllen. Als die Leute begannen, ihre Schulung zu nutzen, erzielten sie bessere und schnellere Lösungen. Innerhalb eines Jahres war die Anwendung dieser Fähigkeiten einfach die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wurde.
Unter Stress fallen Menschen in ihre Komfortzone zurück, in die Art und Weise, wie Dinge „schon immer“ gemacht wurden. Manager müssen ermutigende Konsequenzen für Menschen schaffen, die ihre Arbeitsweise ändern. Wenn Manager ein Interesse an der Anwendung der neuen Fähigkeiten zeigen, werden dies auch die von ihnen geführten Mitarbeiter tun.
Schulung ist oft ein notwendiger Bestandteil einer Veränderungsinitiative. Aber Schulung allein ist nicht ausreichend. Organisationen können ihren Erfolg beim Erreichen von Schulungs- und Organisationszielen verbessern, indem sie Erwartungen vor der Schulung festlegen, Motivation und Unterstützung bieten, neue Fähigkeiten in den Arbeitsablauf integrieren und Schulung und Ergebnisse im Laufe der Zeit überwachen.