改善会议成果的五种方法
人们继续将 "花在会议上的时间 "列为他们对工作场所的最大抱怨。为什么会议如此令人难受？主要原因是，很多时候，不开会也能取得同样或更好的结果。
基本上有两种类型的会议。
1.举行会议，分享以后可能使用的信息
2.举行会议以产生个人无法产生的结果
为了使会议有效，每个参加会议的人都必须对会议的目的、范围和方法达成一致。会议失败的主要原因是缺乏信息、共识或承诺。
你可以通过一些简单的、系统的规划来改善会议结果。以下是会议管理的五个步骤，将会议的恐惧感消除。这些步骤不仅有助于产生你的预期结果，还能尊重与会人员的时间和贡献能力。
1. 确定会议的范围
确定并同意会议的主题。一个明确的主题可以让小组就哪些关注点在范围内达成一致，并检测出会议是保持在轨道上还是变得没有重点。
如果与会者提出了超出范围的问题，你可以承认他们所说的是有价值的，但与范围无关。把这些问题记录下来，并承诺在适当的时候再讨论这些问题，这样可以减轻小组讨论这些问题的需要，使你能够继续关注相关的话题。
2. 确定要解决的问题
分开并澄清会议期间要解决的问题。了解要解决的问题，以及这些问题的原因 关注这有助于我们确定解决问题需要哪些信息、共识或承诺。
人们有时对关切的描述过于宽泛，或者使用标签而不是具体的、有针对性的描述。将 "士气问题 "或 "沟通困难 "这样的描述分解成具体明确的关切，可以提高我们达成解决方案的能力。
3. 对要解决的问题进行优先排序
分享有关每项关切的实际影响的信息，直到此刻。描述如果这个问题得不到解决的预期影响，以及解决的最后期限。如果人们认识到，相对于他们可以解决的其他问题而言，不采取行动的代价是巨大的，那么他们就更有可能参加，并积极参与。
如果人们使用偏见、无根据的结论或情绪来确定优先次序，请检验这些信息。诸如 "你怎么知道的？"或 "这个信息的来源是什么？"或 "你有什么证据？"等问题将有助于揭示假设。
4. 计划方法
就会议中需要回答的问题和顺序达成一致，以消除阻碍解决每个问题的信息、共识或承诺方面的差距。与会议的范围一样，在方法上取得一致，将有助于团队评估会议是否保持在缩小差距的轨道上，或变得没有重点。
如果人们对问题的原因，或决定的最佳选择，或应对风险的行动妄下结论，就在停车场捕捉他们的想法，并审查商定的方法。提醒他们团队需要回答的所有问题，以及为什么回答问题的顺序是重要的。
5. 考虑谁应该参加会议
确定谁需要到场为商定的问题提供答案，以及谁需要到场评估所提供的答案。只邀请那些对解决所关注的问题有必要的知识和承诺的人，将精简会议，并尽量减少对额外会议的需求。
如果被邀请的人不能参加，或者没有被邀请的人想参加，回顾一下要解决的信息、共识或承诺差距，看看为什么要邀请人们参加。解释一下，人们被邀请是因为他们有需要当面分享的内容专长或知识，或者他们需要参与批准和承诺。
系统化的方法可以改善结果
如果你问人们他们希望在工作场所改善的一件事，很多时候他们会回答 "会议"。会议消耗了宝贵的时间和资源，而且往往不能取得成果。然而，使用上述的系统性方法可以帮助会议参与者理解目的、范围和要遵循的方法，并将改善你的会议结果。
