Seit Clausius den Begriff vor \u00fcber 150 Jahren gepr\u00e4gt hat, ringen Physiker mit dem Konzept der Entropie. Vereinfacht gesagt bedeutet Entropie, dass nat\u00fcrliche Kr\u00e4fte Dinge im Laufe der Zeit abbauen, statt ihnen zu helfen, sich zu einem nachhaltigeren Zustand weiterzuentwickeln. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, was mit einem Ford-Pick-up passieren w\u00fcrde, der 30 Jahre lang in Ihrer Einfahrt steht. Der Lack w\u00fcrde Blasen werfen, Rost w\u00fcrde entstehen, der Motor w\u00fcrde festgehen, und der Truck k\u00f6nnte seinen urspr\u00fcnglichen Zweck nicht mehr erf\u00fcllen. Niemand von uns w\u00fcrde erwarten, dass sich dieses Fahrzeug auf magische Weise zum neuesten F150-Modell mit h\u00f6herer Nutzlast und besserem Kraftstoffverbrauch weiterentwickelt. <\/p>\n
Leider gilt das Gesetz der Entropie in nahezu allen Lebensbereichen \u2013 auch daf\u00fcr, wie wir Projekte abgrenzen, planen und steuern. Lange Durchlaufzeiten bringen eine zunehmende Zahl externer Einfl\u00fcsse mit sich, die zur Zersetzung und zum Entgleisen unserer bestm\u00f6glichen Pl\u00e4ne beitragen. Das gilt insbesondere in der F&E-Welt, in der wir versuchen, Dinge zu tun, die es so noch nie gab. F&E-Projekte haben naturgem\u00e4\u00df oft einen vagen Weg bis zum Abschluss \u2013 und eine Ausfallwahrscheinlichkeit, die nicht nur m\u00f6glich, sondern wahrscheinlich ist. Unter dem Druck, zu innovieren und neue M\u00e4rkte zu entwickeln, neigen wir dazu, die Existenz von Entropie zu ignorieren und uns auf Ergebnisse statt auf Fortschritt zu konzentrieren. Das kann zu schwierigen Gespr\u00e4chen mit der F\u00fchrungsebene, zur Entfremdung wichtiger Stakeholder und zu einem Projekt f\u00fchren, das ohne erhebliche Eingriffe niemals endet. <\/p>\n
Wie bek\u00e4mpfen wir also Entropie und stellen den Erfolg all unserer Projekte sicher \u2013 auch bei langfristigen Projekten, bei denen wir die andere Seite des Berges nicht sehen k\u00f6nnen? Hier sind Tipps, die Ihnen helfen k\u00f6nnen, die Ergebnisse besser zu steuern und den langen, anspruchsvollen Weg auf den Projektmanagement-Berg effizienter zu bew\u00e4ltigen. <\/p>\n
1. Verstehen Sie Ihren Ausgangspunkt. Als Kind tr\u00e4umte ich davon, Major-League-Baseball zu spielen. Als ich zum ersten Mal einen Whiffleball-Schl\u00e4ger in die Hand nahm, verwandelte sich mein Hinterhof in das Three Rivers Stadium, und ich wurde zu einem jungen Barry Bonds, der auf den gro\u00dfen Schlag aus war. Heute sitze ich in einer Flughafenlounge und schreibe \u00fcber die Herausforderungen des Projektmanagements \u2013 eine krasse Abweichung von meinem Traum. Tatsache ist: Ich bin nicht Barry Bonds, mein Garten war nicht das Three Rivers Stadium, und mein Schl\u00e4ger war aus Plastik. Es h\u00e4tte viel Entwicklung gebraucht, um mich zu meinem Traum zu bringen. Vielleicht h\u00e4tte ich mich darauf konzentrieren sollen, den Schl\u00e4ger richtig zu halten, bevor ich die World Series gewinne. Genauso ist es bei Projekten. Den Ausgangspunkt und den n\u00e4chsten realistischen Meilenstein zu verstehen, ist entscheidend, um langfristigen Erfolg zu erzielen. <\/p>\n
2. Setzen Sie kleinere Ziele oder Checkpoints. Entropie hat zwei Haupttreiber: Zeit und externe Einfl\u00fcsse. Projekte \u2013 insbesondere in der F&E-Welt \u2013 k\u00f6nnen deutlich l\u00e4nger als drei Jahre dauern. In den letzten drei Jahren habe ich f\u00fcr f\u00fcnf verschiedene Personen gearbeitet, vier L\u00e4nder bereist, drei neue Nichten bekommen und in zwei H\u00e4usern gelebt. (Ich habe das Gef\u00fchl, als m\u00fcssten als N\u00e4chstes die Worte \u201eund ein Rebhuhn im Birnbaum\u201c kommen.) F\u00fcr Unternehmen sind diese drei Jahre 12 Quartale mit Earnings Calls und Analystenerwartungen, auf die das Gesch\u00e4ft reagieren muss. Zeit bringt eine Flut externer Kr\u00e4fte mit sich, die auf uns einwirken und unsere Welt komplexer machen. Auch wenn es wichtig ist, den Preis und das Endziel im Blick zu behalten, kann die Aufteilung von Projekten in kleinere Teilprojekte uns auf ein neues Plateau und zu einem Aussichtspunkt bringen, der drei wesentliche Vorteile bietet. Erstens erm\u00f6glicht es uns, die Arbeit in unserem unmittelbaren Sichtfeld systematisch zu planen und umzusetzen. Zweitens begrenzen kleinere Teilprojekte mit k\u00fcrzerer Dauer die Anzahl externer Einfl\u00fcsse, die auf die Arbeit einwirken k\u00f6nnen. Drittens hilft dieser Ansatz, besser zu priorisieren, was jetzt getan werden muss. Ein Kunde fragte mich diese Woche: \u201eWie priorisiere ich die Arbeit an einem Entwicklungsprojekt, dessen Enddatum drei Jahre in der Zukunft liegt?\u201c Nach ein paar Fragen war die Antwort einfach: Priorisieren Sie die Meilensteine und Deliverables, die jetzt erreicht werden m\u00fcssen, um in drei Jahren im Zeitplan zu liegen \u2013 oder in der Projektmanagement-Sprache: Priorisieren Sie die Elemente auf dem kritischen Pfad.<\/strong> <\/p>\n 3. Machen Sie Ihre Annahmen fr\u00fchzeitig transparent \u2013 und wissen Sie, was man wissen kann. In der Arbeit mit Kunden bin ich h\u00e4ufig \u00fcberrascht, wie viele \u201ebekannte\u201c Faktoren dem Zufall \u00fcberlassen werden. K\u00fcrzlich half ich einem Team dabei, Projektpl\u00e4ne f\u00fcr die Entwicklung eines neuen chemischen Polymers zu erstellen. W\u00e4hrend wir den Projektzeitplan erarbeiteten, nahm das Team an, dass der Testzyklus 90 Tage dauern w\u00fcrde, weil der Arbeitsbedarf bei einem Chemiker f\u00fcr 90 Tage liege. Ich stellte diese Annahme infrage und fragte: \u201eSind Sie sicher, dass die Testabteilung Kapazit\u00e4ten hat, Einrichtungen und eine Vollzeitressource f\u00fcr die n\u00e4chsten 90 Tage f\u00fcr Ihr Projekt bereitzustellen?\u201c Das Team rief zur Verifizierung an und erfuhr, dass im Labor bereits drei Projekte liefen und der voraussichtliche Abschluss fr\u00fchestens in sechs Monaten m\u00f6glich sei \u2013 doppelt so lange wie urspr\u00fcnglich gesch\u00e4tzt. <\/p>\n Fragen \u00fcber Silogrenzen hinweg zu stellen und Annahmen zu hinterfragen, die m\u00f6glicherweise nicht durch Daten gest\u00fctzt sind, f\u00fchrt zu besseren Projektergebnissen, weil Hindernisse sichtbar werden. Wenn wir diese Hindernisse nicht kontrollieren k\u00f6nnen, k\u00f6nnen wir zumindest den Bereich identifizieren, in dem es zum Entgleisen kommen kann, und die Auswirkungen steuern. Harte Fakten erleichtern au\u00dferdem Gespr\u00e4che mit F\u00fchrungskr\u00e4ften und Stakeholdern, wenn sich Erwartungen \u00e4ndern m\u00fcssen. <\/p>\n Diese potenziellen Hindernisse sind der Grund, warum wir vor der Projektumsetzung die Frage stellen: \u201eWas k\u00f6nnte schiefgehen?\u201c Diese einfache Frage erm\u00f6glicht es uns, potenzielle Herausforderungen zu benennen und dann anhand von Daten und Informationen die Bedrohung zu bewerten und Risiken zu minimieren. Ich war Teil eines Teams, das eine Postmortem-Analyse einer ERP-Einf\u00fchrung durchf\u00fchren sollte, die katastrophal schiefgelaufen war. Die Umstellung legte die Versandfunktion des Unternehmens nach dem Go-live wochenlang lahm und verursachte \u00fcber viele Monate hinweg Probleme. Da ich neu in der ERP-Welt war, googelte ich \u201etop ERP implementation failures\u201c, um einen Referenzrahmen zu haben. Wenn ich mich richtig erinnere, erf\u00fcllte die von uns untersuchte Einf\u00fchrung jeden einzelnen der Top-10-Punkte auf der Liste. Durch die Planung f\u00fcr \u201ebekannte\u201c Risiken h\u00e4tte diese ERP-Einf\u00fchrung ein deutlich g\u00fcnstigeres Ergebnis haben k\u00f6nnen. <\/p>\n Wenn Not die Mutter der Erfindung ist, dann ist Mehrdeutigkeit ihr eigensinniger Onkel. Wo in Projekten Mehrdeutigkeit besteht, f\u00fcllen wir diese L\u00fccke mit Annahmen zu Zeit, Kosten, Leistung, Ressourcen, Erwartungen und Zweck. Als Ferdinand de Lesseps vor Baubeginn die Route des Panamakanals vermessen lie\u00df, nahm er an, dass die Wetterbedingungen in der Region stabil seien. Er wusste nicht, dass die t\u00fcckische Regenzeit die Wasserst\u00e4nde um bis zu 35 Fu\u00df ansteigen lassen w\u00fcrde. Eine verh\u00e4ngnisvolle Annahme! Frankreichs Versuch, den Kanal zu bauen, scheiterte, 22.000 Menschen starben, und Investoren verloren 287 Millionen Dollar. H\u00e4tte er seine Annahme fr\u00fchzeitig transparent gemacht, h\u00e4tte das das Projekt vielleicht nicht gestoppt, aber es h\u00e4tte fr\u00fchzeitig auf die drohende Gefahr hingewiesen, als der Regen zu fallen begann. Annahmen fr\u00fchzeitig zu benennen hilft Projektmanagern, F\u00fchrungskr\u00e4ften und Stakeholdern, eine gemeinsame Basis f\u00fcr Projekterwartungen und Fortschritt zu finden \u2013 jenseits der traditionellen Kennzahlen Zeit, Kosten und Leistung. W\u00e4hrend Sie den Projektmanagement-Berg erklimmen, beruhen viele Annahmen darauf, wo Sie heute stehen. Im Verlauf eines Projekts ist es entscheidend f\u00fcr eine wirksame Projektkommunikation und ein gutes Risikomanagement, Annahmen zu korrigieren, die sich als ung\u00fcltig erwiesen haben, und neue Annahmen auf Basis dessen hinzuzuf\u00fcgen, was Sie gelernt haben. <\/p>\n 4. Wartung ist erforderlich. Selbst wenn wir ein Projekt bestm\u00f6glich definiert und geplant haben, l\u00e4uft w\u00e4hrend der Umsetzung vieles oft nicht wie geplant. Warum? Weil Bewegung eine der \u00e4u\u00dferen Kr\u00e4fte ist, die der Entropie die M\u00f6glichkeit geben, die Oberhand zu gewinnen. Denken Sie an unseren Ford-Pick-up in der Einfahrt zur\u00fcck. Diesmal lassen wir ihn nicht stehen, sondern fahren ihn ab dem Tag, an dem wir ihn vom H\u00e4ndler nach Hause bringen. Wir haben die Modelle recherchiert, die Ausstattung gew\u00e4hlt und das Geld investiert. Was passiert, wenn wir keine regelm\u00e4\u00dfige Wartung durchf\u00fchren, ihn nicht waschen und wachsen und den Reifendruck nicht pr\u00fcfen? Dann bekommt er \u00e4hnliche Probleme wie das Auto, das in der Einfahrt stand. Projekte brauchen regelm\u00e4\u00dfige Check-ups \u2013 etwa zur Planerf\u00fcllung, zu anstehenden Aufgaben, die Anpassungen bei Timing oder Ressourceneinsatz erfordern k\u00f6nnen, und zu einer Reihe weiterer Themen, die mit der Umsetzung einhergehen. T\u00e4gliche Stand-up-Meetings, formale Reviews und das regelm\u00e4\u00dfige Stellen kritischer Fragen zur Projektleistung sind notwendig, um Umsetzungs-Entropie zu bek\u00e4mpfen. <\/p>\n Hinzu kommt eine besondere Art von Wartung, die erforderlich sein kann, wenn wir in der Umsetzung auf ein \u201eSchlagloch\u201c sto\u00dfen \u2013 etwa eine \u00c4nderung der Kundenerwartungen und des Scopes, eine Ver\u00e4nderung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, die unser Budget beeinflusst, oder ein anderer Risikofaktor, der sein h\u00e4ssliches Gesicht zeigt. Diese Themen k\u00f6nnen erfordern, dass wir neu bewerten, wo wir auf dem Berg stehen, und unseren Kurs anpassen, um eine neue Reihe von Erwartungen und Zielen zu erf\u00fcllen. <\/p>\n Je l\u00e4nger und komplexer ein Projekt ist, desto gr\u00f6\u00dfer ist das Entropierisiko \u2013 insbesondere, wenn Sie das entfernte Terrain noch nie gesehen haben. Zu verstehen, wo Sie starten, kleinere Ziele zu setzen, f\u00fcr die bekannten Faktoren zu planen, Ihre Annahmen offenzulegen und Projektwartung durchzuf\u00fchren, hilft, externe Einfl\u00fcsse zu reduzieren, die sich im Laufe der Zeit zeigen. Sie steuern die Auswirkungen der Entropie innerhalb Ihres Plans \u2013 statt sich von der Entropie steuern zu lassen. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Seit Clausius den Begriff vor \u00fcber 150 Jahren gepr\u00e4gt hat, ringen Physiker mit dem Konzept der Entropie. Vereinfacht gesagt bedeutet Entropie, dass nat\u00fcrliche Kr\u00e4fte Dinge im Laufe der Zeit abbauen, statt ihnen zu helfen, sich zu einem nachhaltigeren Zustand weiterzuentwickeln. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, was mit einem Ford-Pick-up passieren w\u00fcrde, der 30 Jahre […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":2733,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[575],"tags":[],"ppma_author":[163],"class_list":["post-65733","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-project-management"],"acf":[],"yoast_head":"\n