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为了管理风险,请考虑SIPOC

通过 John Ager, Kepner-Tregoe

"很难做出预测,尤其是对未来的预测"。(这句话被认为是马克-吐温、尤吉-贝拉、尼尔斯-玻尔、塞缪尔-戈德温等人说的。)

想象一下,你正在开始一场冒险,也许是推出一个产品,安装一台设备,开始生产,或者去度假。尽管开头的这句话有内在的真实性,但要积极主动地采取行动以保持冒险的进程,需要对可能出现的问题进行预测。无论是使用潜在问题分析、故障模式和影响分析、故障树分析、原因和影响(石川)图,还是它们的任何衍生品,我们都可以通过以下方式改进我们的预测和行动的选择。1)考虑我们所知道的,2)解决小的片断,3)关注客户。SIPOC模型(供应商、投入、过程、产出和客户)提供了一个框架,使这些信息可见并促进分析。

考虑你所知道的

虽然 "过去的表现不能保证未来的结果",但过去是我们能知道的一切。我们开始时掌握的事实越相关,我们的预测和行动选择就越好。因此,在管理风险时,我们应该从记录开始。1)预期产出,2)客户,3)过程或项目,4)投入,5)供应商。一个在北卡罗来纳州度假的SIPOC(从新泽西州开始)可能是这样的。

我们通过采取预防措施来提高我们的流程或项目的产出满足客户的可能性,计划应急措施以减少不满足时的严重性,并设置触发器以提高潜在问题的可探测性来管理风险。我们开始时掌握的相关事实越多,我们选择的行动就越合适。

解决小片的问题

当我们的项目或流程涉及许多供应商、投入、流程或项目步骤、产出和客户时,会有许多风险和相关事实需要考虑。在这种情况下,试图在一次分析中评估和管理所有的变量会增加不必要的复杂性,并可能导致低效或无效的反应。当然,所有的变量和风险最终都是相关的,但不一定都需要注意,而那些需要注意的可能需要不同的反应。因此,一旦我们理解了大局,下一步就是挖掘项目的细节,或过程,并继续将其分解为具体的行动或步骤。在北卡罗来纳州度假可能会被分解成以下内容。

花点时间预先了解流程或项目的具体行动或步骤以及它们之间的关系,将使我们更容易确定哪些需要我们关注的优先次序。有了这些知识,我们就可以确定哪些变量需要解决,并选择其中哪些需要采取预防措施、应急措施,以及哪些触发因素需要到位。

专注于客户

归根结底,只有当我们最终让我们的客户(可能是我们自己或其他人)满意时,风险管理才算成功。在管理风险时,人类的天性是专注于防止我们的供应商、输入和过程造成问题。但是,有时我们的最大努力是不够的,因此我们需要计划应急行动,以减轻和设置触发器,以增加可检测性,如果我们的产出不能满足我们的客户。开往北卡罗来纳州的风险计划既包括增加成功概率的预防措施,也包括减轻潜在问题及其影响的应急措施,以及告诉我们何时需要采取这些措施的触发器。

尽管注重采取防止我们的供应商、投入和流程造成潜在问题的行动是人类的天性,但我们必须接受这样一个不可避免的事实,即有时我们的产出将无法满足我们的客户。当这种情况发生时,我们需要能够迅速发现,并迅速采取应对措施,以弥补所造成的损失,并尽量减少其蔓延。

风险管理的目的是采取预防措施以减少我们的产出不能满足客户的概率,计划应急行动以减少失败时的严重性,并设置触发器以增加可检测性。为了选择最合适的行动,我们应该:1)考虑我们所知道的;2)解决小片的问题;3)关注客户。使用SIPOC模型使这些信息可见,是确保彻底考虑和有效分析所有变量的方法之一。

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