你有多少次参加过这样的会议，讨论过，考虑过决定，但却没有什么真正的成就？我们的全球经济会使会议跨越时区，而矩阵式组织会要求不同职能部门的参与，这又增加了一层不便和压力。
所有的会议，无论是面对面的、电话的还是在线的，都会从其他职责中窃取时间，因此，从花费的时间中获得最大的收益是至关重要的。
为了让会议发挥作用，许多组织使用Kepner-Tregoe形势评估（SA）的概念作为组织工具。这个经典的KT过程被用来将情况分解成可操作的和有优先权的部分。 当应用于计划会议时，SA将活动集中起来，以便分享信息并采取或分配行动。
我们的客户使用SA来计划会议，以大幅提高会议效率，同时削减花费的时间。
在安排下一次会议之前，使用这些简单的、久经考验的SA流程步骤。
1. 识别关注的问题
这项活动为你的议程提供了素材，也为你费尽心思的聚会提供了理由。 为了确定关注的问题并形成你的议程，可以问这样的问题。
- 需要做出什么决定？
- 应该实施哪些计划？
- 预计会有哪些变化？
- 存在哪些机会？
- 出现了哪些偏差？
- 是什么困扰着我们......？
2.分开并澄清关切
现在是具体的时候了，集中你的议程，以便每个人都能理解每个问题。看一看你所列出的关注点，然后问。
- 我们所说的......是什么意思？
- 究竟什么是......？
- 还有什么是我们关心的......？
- 我们有什么证据证明......？
这些问题集中了关注点，因此它们将被理解和可操作。在这一点上，你可以看到这个问题是否需要做出决定，解决一个问题，考虑一个风险，等等。分离和澄清使会议活动和任何工作的进展都有重点。
一旦你确定、分离并澄清了你的关切，就应重新考虑会议的必要性以及谁来参加会议。 你能用另一种方式解决你的关切吗？谁需要和不需要参加？
3.设置优先权
一旦你确定并澄清了所关注的问题，现在是对它们进行优先排序的时候了。由于每个人的工作都已经到了极限，而且同时要处理太多的事情，因此确定议程上最重要的事情是很重要的。这些是关键的几件事情，不能有任何闪失。在你确定优先次序时，让这样的问题引导你。
- 如果不解决，严重性将如何和何时改变？
- 你有什么证据？
- 哪种担心会更快恶化？
- 最后期限是什么...我们什么时候开始？
- 什么时候决议会变得困难、昂贵、不可能，或者根本没有意义？
- 哪种担忧以后最难解决？
为了使会议更有效率，要集中精力解决高度优先的问题。 考虑那些优先级较低的问题是否可以在会议之外进行处理。 有些问题的优先级可能很低，现在不需要关注，或者根本不需要关注。 只关注关键问题将有助于保持团队的正常运转，避免分散注意力，浪费时间。
有了这些明确的和优先考虑的问题，你就有了一个专注于重要问题的议程，你可以更好地确定谁应该参加你的会议。最优先的问题将是你的主要会议目标。通过估计你需要花在每个项目上的时间来完善你的议程，并考虑是否有任何理由以非优先级的顺序来处理这些问题。 在这个时候，你也可以确定是否应该要求任何前期工作、材料或会前指示。
采取这三个情况评估步骤---识别关注的问题，分离和澄清关注的问题，确定优先事项-这是对时间和思考的一个小的前期投资，可以产生很大的效果。 客户报告说，他们不仅在会议中取得了更大的成就，而且还发现人们更愿意参加一个精心策划、目的明确的会议，并分担解决关切的责任。
